CASE STUDY: Midstate University Business Placement Office

DEPARTEMEN  PENEMPATAN KERJA DI PERGURUAN TINGGI MIDSTATE

Midstate university adalah sebuah sebuah kampus besar dengan 35.000 mahasiswa di pusat kampus mereka. Dengan jurusan studi berskala international di kesenian, pengetahuan, music, teknik, pendidikan, bisnis dan bahasa. Sekolah bisnis Midstate univ adalah sekolah “nasional”, termasuk dalam 20 sekolah teratas di Negara tersebut. Mereka mampu menghasilkan lulusan terbaik di MBA, doctoral, dan program executive. Di kampus itu terkenal di bidang penelitian, pengajaran dan melayani negara dan komunitas bisnis

Perguruan tinggi midstate telah melakukan lebih dari 15.000 wawancara setiap tahun nya untuk penempatan kerja. Ini memiliki reputasi yang luar biasa diantara perekrut perusahaan dan sekolah bisnis lainnya. Arnol Worthy, dekan sekolah bisnis universitas midstate mencatat bahwa penempatan kerja di midstate sangat penting untuk sekolah tersebut:

“Ini adalah andalan pemasaran kami. Kami mendapatkan murid yang bagus, setidaknya sebagian dari mereka tahu bahwa mereka bisa mendapatkan pekerjaan yang baik. Sekolah kami termasuk dalam 20 terbaik sekolah bisnis tingkat nasional tapi kami mendapatkan peringkat tertinggi dari para pengusaha / pelaku bisnis. Ini suatu kehormatan bagi kami”.

Direktur Penempatan kerja (BPO), James P. Wine dikenal diantara rekan rekan nya sebagai direktur yang giat dan inovatif. Dia adalah mantan presiden dari asosiasi penempatan kerja di perguruan tinggi Midwest dan sering berbicara di konvensi penempatan kerja nasional. Wine mendapatkan gelar sarjana di bidang teknik elektro, gelar MBA dalam manajemen personalia dan Ph.D dalam hubungan industri. Dia adalah penulis beberapa buku yang banyak digunakan dalam penempatan dan kursus perencanaan karir.

Misi utama dari BPO adalah membantu para mahasiswa perguruan tinggi midsate untuk mendapatkan pekerjaan yang sesuai dgn kemampuan mereka. Wine menggaris bawahi “ Kami juga harus melayani klien korporat kami, karena jika mereka tidak datang kembali maka tidak akan ada pekerjaa bagi mahasiswa kami. Pada tahun 1999 – 2000 BPO sudah melayani sekitar 1700 mahasiswa dan lebih dari 500 pengusaha. Lebih dari 17000 wawancara yang telah dilakukan di 34 ruangan BPO, rata – rata lebih dari 1000 wawancara setiap minggu nya di masa perekrutan.

Dalam rangka memberikan pelayanan optimal dan memuaskan bagi mahasiswa dan pengusaha, BPO membuat sistem komputer yang canggih. Menurut Wine : “Kami dengan cepat merubah sistem dengan tidak menggunakan kertas di seluruh BPO. Komunikasi kami dengan para mahasiswa dan pengusaha untuk menginformasikan pekerjaan, pengaturan jadwal interview, dan pengaksesan situs kami dengan mudah dengan menggunakan WWW/ website. Dengan hanya mengklik tombol, para mahasiswa mampu untuk mencari pekerjaan, melihat jadwal interview, meneruskan resume dan lebih dari itu dapat dilakukan dimana saja. Hasil dari proses tersebut akan dikirim dari komputer kami ke mahasiswa melalui email”.

Perusahaan juga berinteraksi dengan BPO melalui web. Perekrut dapat mengatur tanggal dan jadwal wawancara melalui web, dan mereka dapat melihat jadwal wawancara yang telah mereka buat serta dapat mengakses resume mahasiswa tersebut melalui web.

Sudut pandang mahasiswa mengenai sistem BPO

BPO bukan lah sebuat agen tenaga kerja / head hunter. Bukan mencarikan seseorang pekerjaan tapi menyediakan berbagai layanan kepada mahasiswa untuk membantu mereka dalam memperoleh pekerjaan yang sesuai untuk mereka, termasuk dalam menyediakan 2 training (Perspektif karir dan perencanaan karir), mensponsori lebih dari 600 perusahaan untuk presentasi di perguruan tinggi tersebut, membuat brosur perusahaan, mendistribusikan resume mahasiswa ke perusahaan supaya tidak melakukan proses interview di kampus, memberikan kesempatan kepada jaringan alumni perguruan tinggi midstate dan penjadwalan dan administrasi wawancara di kampus dengan lebih dari 500 perusahaan. Namun, fungsi utama dari BPO menyediakan tempat interview di kampus tersebut untuk pelamar dan pemberi pekerjaan yang ingin bekerja.

Proses perjodohan ini diperlukan untuk menjadwalkan 1700 siswa menjadi 17000 wawancara dengan 500 perusahaan sehingga mahasiswa bisa memilih perusahaan yang mereka inginkan dengan kualifikasi yang dibutuhkan sangat komplex dan volume tinggi di masalah logistik. Ini sangat sulit karena semua mahasiswa ingin mendapatkan pekerjaan dengan penawaran yang terbaik tetapi perusahaan mungkin memiliki persyaratan yang ketat mengenai kualifikasi mahasiswa yang akan mereka wawancarai. Beberapa perusahaan telah melakukan wawancara melebihi dari waktu yang mereka miliki, sehingga jadwal wawancara dengan perusahaan lain tidak dapat terpenuhi.

Persiapan penawaran

Semua aktivitas penawaran dapat dilaksanakan melalui BPO website yang mudah digunakan. Ketika memasuki web tersebut, user harus memasukkan userid dan password. Setelah berhasil akan mendapatkan beberapa menu yang tersedia untuk user mahasiswa. Disana terdapat menu The Career Street Journal (CSJ) dulu adalah cetakan mingguan yang berisi penempatan, pengumuman, dan informasi yang lengkap ttg jadwal interview yang tersedia.

Sistem BPO dari sudut pandang perekrut pekerja

Perekrut pekerja sangat senang dengan sistem yang disediakan oleh BPO univ midstate dan menilai yang terbaik di negara tersebut. Utk pemberi kerja, hal pertama yang mereka lakukan adalah menyiapkan jadwal untuk melakukan interview di kampus midstate. Sistem menyediakan jadwal tentative untuk tiap perusahaan dan juga sistem menyediakan e-book resume setiap mahasiswa midstate univ. 5 – 6 minggu sblm tanggal perekrutan harus menyerahkan formulir rekrutmen campus (CRIF) untuk ditaruh di menu “Weekly CSJ” dan “Bidding CSJ”. Formulir tersebut dapat dikirim via fax,email atau melalui website tersebut.

Beberapa minggu sblm dimulai, sistem akan mengirimkan email pengingat ke perusahaan ttg jadwal interview, dan perubahan ttg kriteria yg dibutuhkan perusahaan. Stlh bid utama selesai, sistem akan mengirimkan email atau fax perubahan jadwal interview dan jadwal tunggu perusahaan, serta pelamar yang melamar. Itu dpt membantu perekrut pekerja untuk mempersiapkan jadwal kunjungannya dan juga untuk menginformasikan sesuatu kepada daftar tunggu perusahaan.  Di setiap akhir waktu, sistem akan mengirimkan paket informasi termasuk laporan tentang perekrutan , laporan tentang jadwal untuk waktu berikutnya, laporan tentang pelamar yang sudah tidak bisa dilakukan interview karena sudah bekerja untuk perusahaan lain.

Sistem Komputer BPO

Sistem BPO memelihara beberapa database untuk penyimpanan data, jadwal interview mahasiswa, menyediakan komunikasi untuk klien perusahaan. Sistem yang menyediakan ini terdiri kombinasi komplek dari jaringan, peramgkat keras komputer, perangkat lunak, aplikasi, dan database.

Koneksi  Komputer

Jaringan backbone dibangun dengan kecepatan tinggi (100 MB/detik). Jaringan ethernet yang menghubungkan semua bangunan yang ada di midstate univ. Melalui jaringan ini mereka mengakses semua punya kampus termasuk internet dari PC Lab komputer, asrama, perpustakaan dll. Web server univ terhubung ke internet, server email univ, subnet BPO terhubung dalam backbone jaringan ini. Subnet menghubungkan printer dan berbagai perangkat keras dalam jaringan backbone.

Sistem BPO berjalan pada server yang sama, NCR server Worldmax dgn 2.5 gigabyte RAM dan dual pentium II 500 megahertz. Fungsi penting yang berjalan disana adalah perlindungan virus. Database server memelihara database BPO. Server yang menangani semua proses dari pengolahan tawaran,. Sedangkan server web menyajikan informasi ke mahasiswa, perekrut, dan masyarakat umum. Secara berkala data yang telah dikumpulkan di proses, database diperbaharui oleh database server dan hasilnya dikirim melaui web server. Perangkat lunak sistem terdiri dari oracle, HTML, dan web dan Coldfusion sebuah perangkat lunak yang bekerja baik sbg penyambung antara HTML dan oracle

Database

Jantung dari sistem ini adalah database yang dikelola oleh Oracle 8, ada banyak tabel utama (relasi) dalam database ini. Lebih dari 150 tabel yang digunakan oleh sistem BPO. Database BPO memakan sekitar 1,5 GB. Berikut ini beberapa tabel yang digunakan

1. COMPANY Table

Berisi data nama dan alamat dari klien BPO

2. CONTACTS Table

Berisis data personal perekrut pekerja

3. SCHEDULE Table

Berisi data jadwal wawancara

4. BID_TITLES Table

Berisis data yang menginformasikan posisi yang ditawarkan oleh perusahaan

5. REGISTRANTS Table

Berisi data mahasiswa yang sudah terdaftar di sistem BPO

6. BIDS Table

Berisis data untuk setiap penawaran yang dilakukan oleh mahasiswa melalui sistem penawaran

7. INTERVIEW SCHEDULE Table

Berisi data jadwal wawancara yang sudah selesai dilaksanakan

8. WAITLIST Table

Berisi data untuk mahasiswa yang gagal mendapatkan waktu dan tempat wawancara

Pengelolaan tawaran utama

Sebagian besar jadwal wawancara diisi selama penawaran utama yang membuat sistem pengolahan tawaran penting utk mahasiswa dan BPO. Penawaran utama terjadi pada senin malam pada masa perekrutan berjalan dan hasilnya diberikan kepada mahasiswa melalui email dan web pada hari selasa pagi. Proses alur tergambar di exhibit 15, sebuah diagram yang menggambarkan ada input diproses oleh sistem BPO kemudian menghasilkan output. Semua proses ini dilakukan oleh komputer melalui program. Garis menunjukkan aliran data, dan dibaca dari atas ke bawah dan dari kiri ke kanan. 

Semua proses ini dilakukan oleh Aplikasi BPO server dan database yang berada pada database server yang semuanya berjalan di server NCR Worldmax. Alur proses nya, mahasiswa memasukkan penawaran dan penawaran tersebut akan dilakukan validasi tawaran dari mahasiswa. Data dari CRIF (BID_TITLES) adalah persrayatan utk mengajukan tawaran pekerjaan pada perusahaan. Data yg digunakan utk menentukan kelayakan mahasiswa ada di daftar preferensi. Dalam rangka validasi, program akan melihat apakah mahasiswa ditangguhkan ato melepaskan tawaran wawancara. Kemudian program membandingkan berkas mahasiswa apakah sesuai dgn kebutuhan perusahaan.

Output dari proses ini meliputi tawaran valid, kesalahan penawaran, dan kesalahan dalam laporan. Tawaran yang tidak valid ini akan dimasukan kedalam file  dan dikirim melalui email ke mahasiswa sebagai pemberitahuan. Berikutnya memilah tawaran yang valid sesuai dgn nomor perusahaan dan kode pekerjaan. Itu berarti bahwa penggabungan dari data element menjadi satu data elemen yang panjang. Proses pengurutan ini  termasuk semua dar kombinasi tawaran perusahaan dan pekerjaan. 

BPO digunakan untuk menetapkan slot wawancara, diberikan 12 tawaran kemudian melalui database diurutkan jadwalnya dalam proses wawancara. Kemudian tawaran diurutkan sehingga dapat menentukan siapa yang dapat tempat untuk wawancara dan sisanya masuk ke waitlist. Selanjutnya waitlist dicetak dan dikirim ke web server dan beberapa otomatis fax ke perusahaan yang telah meminta layanan ini. Terakhir jadwal wawancara, daftar tunggu,  kesalahan tawaran diurutkan semua berdasarkan nomor mahasiswa dan dikirim ke setiap email mahasiswa tersebut

Kesimpulan

Midstate univ telah mengembangkan sistem kmputisasi dalam proses BPO. Sebelum menggunakan web, keakuratan data sulit dicapai dan dengan sistem we keakuratan data dapat dicapai. Beralih web menawarkan kenyamanan bagi para pemakai. BPO telah meningkatkan kulitas sistem dari tahun ke tahun dan yang menjadi perhatian utama dari Wine (Dirut BPO) adalah masalah keamanan. Selalu ada peretas web (hacker) yang dapat mengacaukan sistem penjadwalan wawancara yang sudah diatur oleh perekrut kerja. Kami telah memberika perlindungan sistem dengan antivirus, tapi siapakah yang bisa menjamin bahwa itu aman dari semua nya? Meskipun sistem keliatan online tapi sistem tersebut berjalan offline. Tidak ada koneksi online dgn database server. Jadi Sistem web akan mengumpulkan data inputan mahasiswa, kemudian dalam waktu tertentu dijalankan proses untuk pembaharuan data di database melalui database server. Dengan demikian tidak ada peluang peretas untuk menembus sistem database.

Pada umumnya pengguna sistem harus memiliki tanggung jawab untuk menjaga kerahasian data mereka sendiri. Jika pengguna keluar dari sistem tanpa log out, akan terjadi pembajakan oleh orang lain dan ini sangat berbahaya. BPO sistem sudah memperingatkan kepada para pengguna untuk keluar dari sistem secara benar dan sesuai dgn prosedur yang ada.

Analisis Kasus:

Melamar pekerjaan semakin mudah dengan kemajuan teknologi saat ini, kita tidak harus mengirikan surat lamaran lewat pos. Dengan adanya internet, pelamar kerja bisa mengirimkan lamarannya melalui e-mail.

Kelebihan internet bagi pencari kerja adalah:

1. Efisiensi waktu dan biaya, seperti lamaran yang dikirim bisa dengan mudah, cepat dan langsung dikirim oleh perusahaan bahkand alam hitungan detik.
2. Menerima pemberitahuan otomatis untuk lowongan-lowongan yang cocok dengan resumenya .
3. Informasi lowongan kerja yang sesuai dengan Curicullum Vitae (CV) pelamar juga dapat diterima secara gratis dan cepat.

Namun, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan bila kita mendaftarkan diri di situs pencari kerja, antara lain:

1. Secara rutin memperbaharui data pribadi dan CV. Karena data yang tidak pernah diperbaharui akan memengaruhi nilai pada CV.
2. Memaksimalkan fitur yang ada. Lengkapi seluruh form pengisian resume, aktifkan fitur pemberitahuan lowongan otomatis dan penerimaan newsletter karena perusahaan akan mengirimkan informasi tentang lowongan kerja yang cocok dengan kita, fitur baru, tip maupun trik serta informasi penting lainnya ke alamat e-mail kita.
3. Melamar pekerjaan yang sungguh-sungguh sesuai dengan kualifikasi yang ditetapkan oleh perusahaan. Bila kita melamar pada sembarang posisi, padahal tidak sesuai dengan criteria perusahaan, hal ini justru bisa merusak citra kita sendiri. Lebih baik lamaran tetap fokus pada kompetensi dan persyaratan perusahaan.
4. Karena ada situs yang melonggarkan restriksinya sehingga resume kita bisa dilihat public, ada baiknya kita memerhatikan restriksi yang digunakan pada situs kerja. Bila tidak ingin resume kita dilihat public, gunakan fasilitas blokir resume.