Sabtu, 17 Agustus 2013

Aplikasi Sistem Teknologi Informasi di Level-level Organisasi

Manajemen dapat dibagi menjadi tiga level, yaitu level bawah (level operasional), level menengah (level taktik) dan level atas (level stratejik). Karena setiap level manajemen melakukan kegiatan yang berbeda, mereka juga membutuhkan informasi yang berbeda. Karena Informasi yang dibutuhkan berbeda, sistem informasi yang digunakan juga berbeda.
Sistem-sistem informasi di level operasi mendukung manajer operasi untuk melakukan kegiatannya. Tujuan utama dari sistem informasi di level ini adalah untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan rutin untuk keperluan mengontrol arus dari transaksi yang terjadi di organisasi. Sistem-sistem informasi diantaranya adalah sistem pakar (SP) atau expert systems (ES), jaringan neural buatan (JNB) atau artificial neural network (ANN), sistem penunjang keputusan (SPK) atau decision support systems (DSS) atau group support systems (GSS), sistem informasi geografik (SIG) atau geographic information systems(GIS). Sistem informasi di level atas yang digunakan untuk perencanaan strategik dan pemecahan masalah. Sitem informasi di level strategik ini adalah sistem informasi eksekutif (SIE) atau executive information system (EIS) atau executive support systems (ESS). Sistem informasi yang menghubungkan ke tiga level manajemen adalah sistem otomatisasi kantor (SOK) atau office automation systems (AOS).


1. Sistem Pakar
Sistem pakar (SP) atau expert system (ES) adalah sistem informasi yang berisi dengan pengetahuan dari pakar sehingga dapat digunakan untuk konsultasi. Sistem pakar ini dapat berisi dengan pengetahuan (knowledge) dari satu atau lebih pakar. Pengetahuan dari pakar di dalam sistem ini digunakan sebagai dasar oleh sistem pakar untuk menjawab pertanyaan (konsultasi). 
Sistem pakar sangat berguna karena beberapa hal, yaitu: 
  1. Sistem pakar selalu tersedia di organisasi, sedang pakar belum tentu selalu berada di tempat. 
  2. Sistem pakar dapat menyimpan dan mengingat pengetahuan yang sangat tidak terbatas dan tidak kenal lelah. 

1.1 Cara Kerja Sistem Pakar
Pengetahuan (knowledge) di dalam sistem pakar diwakili oleh aturan-aturan (rules). Aturan satu dengan aturan lain dihubungkan membentuk diagram pohon. Sistem pakar akan memproses aturan-aturan ini. Komponen sistem pakar yang memproses ini adalah inference engine. Ada dua cara inference engine memproses aturan-aturan ini, yaitu dengan cara forward reasoning dan backward reasoning. 
  1. Dengan cara forward reasoning atau disebut juga dengan cara forward chaining, aturan-aturan diperiksa satu persatu urut mulai dari muka (forward). Setiap aturan (rule) yang diperiksa, inference engine akan mengevaluasi apakah aturan ini berkondisi benar atau salah. Berdasarkan hasil dari evaluasi ini, aturan berikut akan diperiksa sesuaai urutannya di diagram pohon. Setiap aturan yang diperiksa dikatakan ini di-fired (rule in fired).
  2. Dengan cara backforward reasoning atau disebut juga dengan backward chaining atau reverse reasoning, inference engine akan menganggap aturan sebagai suatu masalah atau hipotesis yang akan diselesaikan permasalahannya. Inference memeriksa aturan mulai dari aturan-aturan terakhir yang memberikan hasil. 
1.2 Komponen-komponen Sistem Pakar
Sistem pakar memiliki 5 komponen utama, yaitu:
1) User Interface (Komponen input dan output):
Merupakan media yang digunakan oleh sistem pakar untuk berhubungan input (menerima data dan pertanyaan konsultasi) dan output (menghasilkan jawaban) dengan pemakainya. Umumnya interface yang dipakai adalah keyboard dengan monitor atau perangkat suara digital.
2) Inference Engine (Komponen model)
Adalah perangkat lunak di sistem pakar yang akan mengevaluasi aturan-aturan (rules) yang disediakan oleh knowledge base dengan urutan-urutan tertentu untuk memberikan jawaban dari pertanyaan-pertanyaan pemakai sistem dan alasan-alasan berkonsultasi dengan pemakai sistem. 
3) Knowledge base (Komponen basis pengetahuan sebagai pengganti komponen basis data)
Knowledge base dibentuk dari aturan-aturan (rules) yang berkaitan satu dengan yang lainnya. Pengetahuan yang disimpan di knowledge base ini diambil dari kepandaian pakar. 
4) Komponen Teknologi
5) Komponen Kontrol 

1.3 Sistem Pakar dan Multimedia 
Proses interaksi antara pemakai dengan sistem menggunakan interface keyboard untuk kasus-kasus tertentu dianggap kurang efektif. Oleh karena itu, pemakian multimedia akan menjadi interface yang efektif.  Misalnya seorang dokter yang melakukan operasi dapat memasukan data ke sistem pakar lewat media suara dan sistem pakar memberikan hasil juga dengan media suara.

1.4 Kelebihan dan Kekurangan Sistem Pakar
Kelebihan-kelebihan dari sistem pakar di aplikasi bisnis adalah sebagai berikut:
1) Memberikan pengambilan keputusan yang lebih baik untuk manajer
Yang dimaksud dengan keputusan yang lebih baik adalah karena sistem pakar memberikan jawaban yang konsisten dan logis dari waktu ke waktu. Jawaban yang diberikan logis karena alasan logikanya dapat diberikan oleh sistem pakar dalam proses konsultasi.
2) Memberikan solusi tepat waktu 
Kadangkala manajer membutuhkan jawaban dari pkar, tetapi pakar yang dibutuhkan tidak berada ditempat, sehingga pengambilan keputusan menjadi terlambat. Dengan sistem pakar, jawaban yang dibutuhkan oleh manajer selalu tersedia setiap saat dibutuhkan.
3) Pelayanan konsumen lebih baik
Pelayanan yang lebih baik kepada konsumen dapat diberikan karena sistem pakar dapat memberikan jawaban yang lebih cepat dan tepat.
4) Menyimpan pengetahuan di organisasi
Pengetahuan pakar merupakan hal yang penting dan kadang kala pengetahuan ini akan hilang jika pakar telah keluar atau pensiun dari perusahaan. Dengan sistem pakar, pengetahuan dari pakar dapat disimpan di sistem pakar dan tersedia selama dibutuhkan.

Kekurangan-kekurangan dari sistem pakar adalah sebagai berikut:
1) Sistem pakar hanya dapat menangani pengetahuan yang konsisten
Sistem pakar dirancang dengan aturan-aturan yang hasilnya sudah pasti dan konsisten sesuai dengan alur diagram pohonnya. Untuk pengetahuan yang cepat berubah-ubah dari waktu ke waktu, maka knowledge base di sistem oakar harus selalu diubah, dan ini akan merepotkan sekali.
2) Sistem pakar tidak dapat menangani hal yang bersifat judgement
Sistem pakar memberikan hasil yang pasti, sehingga keputusan akhir pengambil keputusan jika melibatkan kebijaksanaan dan intuisi masih tetap ada di tangan manajemen.
3) Format knowledge base sistem pakar terbatas
Knowledge base di sistem pakar berisi aturan-aturan (rules) yang ditulis dalam bentuk statemen if-then. Format seperti misalnya pengetahuan dibuku teks atau pengetahuan berupa gambar dan grafik suli dibuat dalam bentuk if-then.
4) Aplikasi sistem pakar di bisnis sangat terbatas
Karena sifatnya yang konisten, sistem pakar hanya berguna untuk manajer menengah ke bawah.

1.5 Aplikasi-aplikasi Sistem Pakar di Bisnis
Berikut ini adalah contoh aplikasi-aplikasi sistem pakar di bisnis:
1) Untuk keputusan manajemen: analisis manajemen dan evaluasi kinerja manajemen.
2) Diagnostik: analisis varian dan diagnostic program perangkat lunak.
3) Penjadwalan: penjadwalan produksi dan penjadwalan proyek.
4) Konfigurasi: konfigurasi computer yang diinginkan dan konfigurasi sususnan pabrik.
5) Pemilihan: pemilihan materi bahan mentah dan pemilihan mesin.
6) Pengendalian: pengendalian mesin produksi, pengendalian sediaan
7) Internal audit: pemeriksaan kas, pemeriksaan piutang dagang
8) Pajak: pengisisan Pajak

1.6 Pengembangan Sistem Pakar 
Pengembangan sistem pakar melibatkan empat pihak, yaitu analis sistem, knowledge engineer, pakar dan pemakai sistem. Keempat pihak ini akan terlibat dalam tahapan pengembangan sistemnya sebagai berikut ini : 
1) Studi Awal
Studi awal ini bertujuan untuk mempelajari domain dari permasalahannya dan kelayakannya apakah dapat dibuatkan sistem pakarnya atau tidak.
2) Pemilihan perangkat lunak
Menentukan perangkat lunak sistem pakar yang akan digunakan, apakah akan membangun sendiri inference engine atau menggunakan ES shell. 
3) Pemilihan pakar
Tahap ini merupakan pemilihan pakar yang akan diambil pengetahuaanya. 
4) Pengambilan pengetahuan
Tahap ini dilakukan dengan mengumpulkan dokumen-dokumen yang ada dan mewawancarai pakar yang akan diambil pengetahuannya. 
5) Membangun sistem pakar
Melibatkan ke empat pihak dengan langkah-langkah sebagai berikut  mengidentifikasi sasaran, mengidentifikasi atribut item-item dan nilainya, menderivasi aturan-aturan, membuat prototip.
6) Menguji sistem
Menguji sistem dilakukan oleh analis sistem, pakar untuk memberikan komentar, dan pemakai sistem. 
7) Mengimplementasikan sistem
Sistem pakar yang sudah diuji dan diterima kemudian diimplementasikan. 
8) Mengoperasikan sistem
Pemakai sistem kemudian mengoperasikan sistem pakar ini. 
9) Merawat sistem
Sistem pakar perlu dirawat dan dimodifikasi untuk menyesuaikan dengan perkembangannya. 

2. Sistem Penunjang Keputusan 
Suatu sistem penunjang keputusan (SPK) atau decision support systems (DSS) didefinisikan sebagai suatu sistem informasi untuk membantu manajer level menengah menengah untuk proses pengambilan keputusan setengah tersruktur (semi structured) supaya lebih efektif dengan menggunakan model-model analitis dan data yang tersedia. 

2.1 Tujuan Sistem Penunjang Keputusan 
Tujuan dari SPK (sistem penunjang keputusan) adalah sebagai berikut ini: 
  • Membantu manajer mengambil keputusan setengah terstruktur yang dihadapi oleh manajer level menengah.
  • Membantu atau mendukung manajemen mengambil keputusan bukan menggantikannya.
  • Meningkatkan efektifitas pengambilan keputusan manajemen bukan untuk meningkatkan efisiensi. Walaupun waktu manajer penting (efisien), tetapi efektivitas merupakan tujuan utama penggunaan SPK. 
2.2 Komponen Sistem Penunjang Keputusan 
Sistem Penunjang Keputusan mempunyai 5 komponen utama yaitu:
  1. Dialog manajemen (komponen input dan output) yaitu komponen untuk berdialog dengan pemakai sistem. 
  2. Model management (komponen model) yaitu komponen yang merubah data menjadi informasi yang relevan.
  3. Data management (komponen basis data) yaitu komponen basis data yang terdiri dari semua basis data yang dapat diakses. 
  4. Komponen teknologi yang terdiri dari perangkat keras dan perangkat lunak.
  5. Komponen kontrol.
2.3 Perbedaan SPK dengan Sistem Pakar dan SIM
Perbedaan sistem penunjang keputusan dengan sistem pakar : 

Sistem Penunjang Keputusan (SPK)
Sistem Pakar (SP)
a.    Menggunakan data base (basis data)
b.   Berbasis pada permodelan
a.    Menggunakan knowledge base
b.   Berbasis pada konsultasi.

Perbedaan sistem penunjang keputusan dan SIM 

Sistem Penunjang Keputusan (SPK)
Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Dukungan Keputusan :
a.    Problem khusus
b.   Mendukung tahapan pengambilan keputusan intelligence, design, choice, dan implementation menurut Herbert Simon.
c.    Lebih mendukung keputussan stengah terstruktur dan tidak terstruktur.
d.   Mendukung keputusan individual manajer tertentu.
Dukungan Keputusan :
a.    Problem umum di perusahaan
b.   Mendukung tahapan pengambilan keputusan intelligence dan implementation menurut Herbert Simon.
c.    Lebih mendukung keputusan terstruktur
d.   Mendukung keputusan banyak manajer.
Dukungan Informasi :
a.    Periode informasi tak tentu
b.   Lingkup informasi sempit pada permasalahan spesifik.
c.    Akses informasi interaktif dan online.
d.   Informasi dihasilkan dari model yang canggih.
Dukungan Informasi :
a.    Informasi periodik
b.   Lingkup informasi lebih luas pada permasalah organisasi
c.    Akses informasi on line dan off line.
d.   Informasi dihasilkan menggunakan model yang sederhana.

2.4 Tipe dari Sistem Penunjang Keputusan
Sekarang SPK (sistem penunjang keputusan) dibedakan kedalam dua tipeyaitu SPK berbasis pada model (model driven DSS) dan SPK berbasis pada data (data driven DSS). SPK yang lama dibangun pada tahun 1980-an hanya berbasis pada model (model driven DSS) dengan menggunakan data secukupnya. SPK sekarang selain berbasis pada model tetapi juga mengandalkan basis data yang besar, misalnya mengandalkan data warehouse. 
Steven L.Alter (1976) memberikan konsep tentang SPK berbasis model sebagai berikut: 

Dari gambar ini, Alter menunjukkan bahwa terdapat bermacam-macam SPK tergantung dari tingkat kerumitan model yang digunakannya. Tiga SPK yang pertama adalah yang paling mudah. SPK paling sederhana adalah yang menggunakan model paling sederhana, yaitu hanya mengambil elemen informasi tertentu dari sebuah file. Tiga SPK terakhir merupakan SPK yang rumit berbasis pada model-model yang canggih. Beberapa ahli berargumentasi bahwa tiga SPK terakhir inilah yang benar-benar disebut dengan SPK karena berbasis pada model yang rumit. 
Tipe kedua dari SPK adalah data driven DSS. Berbeda dengan model driven DSS yang mengandalkan model tetapi dengan data secukupnya, data driven DSS lebih mengandalkan data yang besar. SPK ini akan menginjinkan pemakai sistem untuk mengambil informasi dari data yang jumlahnya sangat besar. On – line analytical processing (OLAP) dan datamining dapat digunakan untuk menganalisis data yang besar ini. On-line analytical processing (OLAP) merupakan sistem informasi fungsional yang sudah ada yang mempunyai basis data yang lengkap ditambah dengan kemampuan mengambil data dan menganalisisnya secara on-line. Datamining adalah teknik yang digunakan untuk menemukan pola dan hubungan antara item-item data di data warehouse. Data warehouse adalah salinan dari data dalam bentuk basis data yang terintegrasi, sedang datamart adalah salinan dari sebagian porsi basis data yang terintegrasi.  

2.5 Sistem Penunjang Keputusan  Berbasis Web 
Sistem penunjang keputusan berbasis web sebenarnya adalah SPK biasa hanya dapat di akses lewat internet. Berguna bagi manajemen karena dapat diakses dari luar organisasi sewaktu manajer tidak berada di kantor. SPK ini juga berguna bagipelanggan karena memberikan informasi yang benar kepada pelanggan sebelum memutuskan untuk membeli produk. 

2.6 Sistem Penunjang Keputusan Grup (SPKG)
Sistem penunjang keputusan grup (SPKG) atau group decision support system (GDSS) adalah SPK yang digunakan oleh beberapa pengambil keputusan bersama-sama secara grup. Agar lebih efektif, SPKG harus mempunyai karakteristik khusus, yaitu:
1) Fasilitas Fisik
Fasilitas fisik khususnya ruang konfrensi yang dilengkapi dengan jaringan perangkat keras komputer, multimedia, dan display yang dirancang sedemikian rupa untuk mendukung kolaborasi grup
2) Perangkat Lunak
Perangkat lunak yang digunakan juga harus dirancang khusus yang memungkinkan tiap tiap peserta berpartisipasi dan berkolaborasi untuk mendapatkan keputusan bersama.
3) Teknik Pengambilan Keputusannya
Teknik pengambilan keputusan dapat berupa teknik brainstorming dan teknik grup nominal.

3. Sistem Informasi Eksekutif 
Sistem informasi eksekutif (SIE) atau executive information system (EIS) adalah sistem informasi yang digunakan oleh manajer tingkat atas untuk membantu pemecahan masalah yang tidak terstruktur (unstructured). 
Adapun Perbedaan antara SIE dan SPK: 

Sistem Informasi Eksekutif (SIE)
Sistem Penunjang Keputusan (SPK)
a.    Berada di level atas atau level stratejik.
b.   Digunakan oleh manager atas.
c.    Untuk keputusan tidak terstruktur
d.   Untuk permasalahan-permasalahan perencanaan dan perumusan strategic.
e.    Kurang menggunakan model-model analitikal.
f.    Banyak menngunakan data eksternal.
a.    Berada di level menengah atau level taktis.
b.   Lebih digunakan oleh manajer menengah
c.    Untuk keputusan semi terstruktur
d.   Untuk membantu permasalahan-permasalahan tertentu.
e.    Lebih menggunakan model analitikal.
f.    Lebih banyak menggunakan data internal.

Secara umum, SIE tidak hanya berbeda dengan SPK, tetapi juga berbeda dengan sistem informasi lainnya, karena SIE mempunyai karakteristik yang khusus. Karakteristik dari SIE adalah sebagai berikut : 
1) Dirancang untuk eksekutif puncak
2) Menggunakan data internal dan eksternal
3) Untuk pemecahan tidak terstruktur 
4) Untuk membantu perencanaan dan perumusn stratejik.
5) Digunakan secara online oleh eksekutif.
6) Mempunyai kemampuan untuk mengambil dan menyaring data.
7) Mempunyai kemampuan untuk mengambil dan menggali data sampai ke data terkecil.
8) Harus mudah digunakan
9) Menggunakan teks, grafik dan table yang mudah dicerna.

Sumber:
  1. Jogianto, H. M. 2009. Sistem Teknologi Informasi. Edisi Ketiga. Yogyakarta: Andi.
  2. Martin, E. W., Brown, C. B., DeHayes, D. W., Hoffer, J. A. dan W. C. 2009. Managing Information Technology, Sixth edn, Prentice-Hall International, Inc., Upper Saddle River-NJ.

3 komentar: