Perancangan dan Pengendalian Organisasi Internasional

Perancangan organisasi merupakan pola keseluruhan komponen dan konfigurasi sruktural yang dipakai untuk mengelola seluruh organisasi. Perancangan yang tepat untuk organisasi tertentu terantung pada ukuran, strategi, teknologi,lingkungan perusahaan, dan budaya di negara tempat perusahaan itu beroperasi.  Perusahaan tidak dapat berfungsi kecuali beberapa komponen strukturalnya sudah disusun. Melalui perancangan organisasi, perusahaan dapat mengerjakan 4 hal, pertama, mengalokasi sumber daya organisasi. Kedua, membagi tugas ke karyawan. Ketiga, menginformasikan ke karyawan tentang peraturan, prosedur, dan target kinerja karyawan. Keempat, mengumpulkan dan menyebarkan informasi yang diperlukan dalam menyelesaikan masalah, pembuatan keputusan, dan pengendalian organisasi yang efektif.

Perusahaan memakai perancangan global dengan mempertimbangkan kebutuhan untuk mengintegrasikan ketiga jenis pengetahuan :

1. Pengetahuan tentang area ( area knowledge ) : Manajer harus memahami kondisi budaya, perdagangan, sosial, dan ekonomi setiap pasar negar tujuan tempat perusahaan berbisnis.
2. Pengetahuan tentang produk ( product knowledge ) : Manajer harus memahami faktor-faktor seperti tren teknologi, kebutuhan konsumen, dan kekuatan persaingan yang memengaruhi barang yang diproduksi dan dijual perusahaan.
3. Pengetahuan fungsional ( functional knowledge ) : Manajer harus memiliki akses ke para pekerja yang memiliki keahlian dalam fungsi dasar bisnis seperti produksi, pemasaran, keuangan, akuntansi, manajemen sumber daya manusia, dan teknologi informasi. 

Perancangan produk global

Perancangan produk global mengatur agar produk atau kelompok produk tertentu dikerjakan menurut divisi-divisi operasi di perusahaan itu. Perancangan ini berhasil dengan baik jika perusahaan memiliki berbagai lini produk atau lini produknya dijual di berbagai pasar yang berbeda sehingga koordinasi antar lini tidak terlalu penting. 

Perancangan area global

Perancangan area global mengatur aktivitas perusahaan menurut area tertentu di dunia yang bermanfaat untuk perusahaan yang strateginya berupa dorongan pemasaran. Fokus geografis dari perancangan ini membuat perusahaan mampu mengembangkan keahlian tentang pasar lokal, manajer- manajer area dapat dengan bebas menyesuaikan produk-produk perusahaan untuk memenuhi selera lokal dan dapat dengan cepat menanggapi perubahan di pasar lokal.

Perancangan Fungsional Global (global fungsional design) 

Mengharuskan perusahaan mendirikan departemen atau divisi yang memiliki tanggung jawab global untuk fungsi-fungsi organisasi yang lazim-keuangan, operasi, pemasaran, R&D, dan manajemen sumber daya manusia. Perancangan ini dipakai oleh perusahaan multinational yang memiliki lini produk sama dan relative sempit. 

Perencanaan ini memberikan beberapa keuntungan :

1. Perusahaan dengan mudah dapat mentransfer keahlian dalam setiap area fungsional.
2. Manajer memiliki pengendalian yang terpusat atas operasi-operasi fungsional.
3. Perancangan fungsional global ini berfokus pada fungsi-fungsi kunci dalam perusahaan.

Mengesampingkan keuntungannya, perancangan ini tidak cocok untuk sebagian bisnis, karena:

• Perancangan fungsional global ini praktis dipakai hanya jika perusahaan hanya memiliki cukup sedikit produk atau konsumen.
• Koordinasi antar divisi juga sangat penting
• Ada kemungkinan duplikasi sumber daya di antara manajer.

Perancangan Pelanggan Global (global customer design)

Digunakan ketika perusahaan melayani pelanggan atau kelompok pelanggan yang berbeda-beda, masing-masing dengan kebutuhan khusus yang memerlukan keahlian atau perhatian khusus.Perancangan ini bermanfaat ketika berbagai kelompok pelanggan yang dibidik perusahaan sangat berbeda sehingga membutuhkan pendekatan pemasaran yang benar-benar berbeda. Disisi lain perancangan pelanggan global dapat menghasilkan duplikasi sumber daya yang signifikan jika setiap kelompok pelanggan membutuhkan area dan spesialis fungsional sendiri. kordinasi antara divisi-divisi yang berbeda juga sulit karena setiap divisi hanya memperhatikan pasar-pasar yang pada dasarnya berbeda.

Perancangan Matriks Global

Perancangan Matriks Global adalah perancangan organisasi internasional yang paling kompleks. Perancangan ini merupakan hasil dari menempatkan bentuk perancangan organisasi ke bentuk perancangan yang sudah ada sebelumnya namun berbeda. Keuntungan Perancangan matriks Global adalah bahwa perancangan ini menggabungkan keahlian fungsional dan produk suatu perusahaan ke dalam tim untuk mengmbangkan produk baru atau merespon tantangan baru di pasar modal. Akan tetapi, perancangan matriks global ini memiliki keterbatasan :

• Perancangan ini tidak cocok untuk perusahaan yang memiliki sedikit jenis produknya dan yang beroperasi di pasar yang relative stabil. 
• Perancangan ini sering membuat karyawan berada pada posisi yang ia harus bertanggung jawab pada lebih dari 1 manajer.

Di satu sisi, sebagian tujuan perancangan ini meliputi pemberian kekuasaan pengambilan  keputusan ke tangan manajer-manajer yang paling dapat menggunakannya dengan cepat. Di sisi lain, karena hubungan pelaporan yang begitu kompleks dan tidak jelas, mendapatkan persetujuan atas keputusan penting biasanya membutuhkan waktu lama. Dan terakhir, perancangan matriks global cenderung meningkatkan kompromi atau keputusan yang didasarkan oada kekuatan politik yang melibatkan para manajer. 

Perancangan global campuran (hybrid global design)

Setiap bentuk global perancangan organisasi internasi di bagian ini mencerminkan tipe yang ideal atau murni.Akan tetapi, kebanyakan perusahaan menciptakan menciptakan perancangan campuran yang paling cocok dengan tujuan perusahaan. Seperti ditunjukkan sebagian oleh ukuran, strategi, teknologi, lingkungan, dan budaya perusahaan. Kebanyakan perusahaan multinasional mencampur elemen-elemen semua perancangan. Pada kenyataannya, seandainya mungkin untuk membandingkan perancangan-perancangan yang dipakai oleh 500 perusahaan multinational terbesar di dunia, tidak aka nada yang sama persis. 

Isu – Isu yang berhubungan dengan Perancangan Organisasi Global

Selain isu – isu fundamental yang dihadapi, perusahaan juga menghadapi isu-isu yang berkaitan dengan organisasi yang harus dihadapi dengan hati – hati , yaitu:

1. Sentralisasi versus Desentralisasi

Ketika merancang organisasinya, perusahaan multinasional harus membuat keputusan penting tertentu yang menetapkan tingkat otonomi, kekuasaan, dan pengendalian yang akan diberikan ke anak perusahaannya. Akan tetapi, keputusan untuk memilih salah satu diantaranya sering menghalangi kemampuan manajer anak perusahaan dalam memberikan tanggapan terhadap perubahan kondisi pasar local dengan cepat dan efektif. Karena baik sentralisasi maupun desentralisasi memberikan manfaat yang menarik terhadap perusahaan, kebanyakan perusahaan secara berkesinambungan memadukan keduanya untuk mencapai hasil yang terbaik menurut strategi keseluruhan perusahaan.

2. Peran Dewan Komisaris Anak Perusahaan 

Perusahaan multinasional biasanya mwnggabungkan setiap anak perusahaan di Negara tempat operasinya anaka perusahaan tersebut. Hal ini dilakukan untuk membatasi kewajiban anak perusahaan  dan memberikan status hokum sebagai warga Negara local. 

Koordinasi dalam organisasi global

Koordinasi merupakan proses menghubungkan dan mengintegrasikan fungsi-fungsi dan aktivitas kelompok, unit atau divisi yang berbeda. Kebutuhan koordinasi berbeda beda dan merupakan fungsi dari saling ketergantungan antar divisi dalam perusahaan. Aturan dan prosedur juga memudahkan koordinasi. Perusahaan dapat menggunakan teknik koordinasi yang lebih temporer atau ad hoc. Salah satu tekniknya adalah mempekerjakan karyawan sebagai penghubung ( liaison ).

Fungsi pengendalian bisnis internasional

Pengendalian merupakan proses pemantauan kinerja yang sedang berlangsung dan membuat berbagai perubahan yang diangap perlu supaya menjaga organisasi agar tetap bergerak menuju sasaran kinerja yang sudah ditetapkan. Ada tiga level pengendalian yang dapat diimplementasikan dalam bisnis internasional yaitu level strategi, organisasi dan operasi.

Pengendalian strategi

Pengendalian ini dimaksudkan untuk memantau baik seberapa bagus perusahaan internasional merumuskan strategi dan seberapa bagus perusahaan mengimplementasikan strategi tersebut.

Pengendalian organisasi

Pengendalian ini berfokus pada perancangan organisasi .

1. Jenis paling umum dari pengendalian organisasi adalah pengendalian terdesentralisasi yang disebut pengendalian pusat pertanggungjawaban. Dengan pengendlian ini perusahaan terlebih dahulu mengidentifikasi pusat-pusat pertanggungjawaban. Lalu perusahaan mengevaluasi pusat untuk mengetahui seberapa efektif masing-masing pusat pertanggungjawaban tersebut mencapai tujuan strategisnya.
2. Pengendalian organisasi umum yaitu sistem pengendalian yang dipakai sama untuk tiap-tiap unit atau operasi dan tempat wewenang biasanya berada di kantor pusat perusahaan. 
3. Pengendalian Proses perencanaan menuntut perusahaan mengkonsentrasikan sistem pengendalian organisasinya pada mekanisme dan proses sesungguhnya yang dipakai oleh perusahaan untuk mengembangkan perencanaan strategis. 

Pengendalian Operasi

Pengendalian ini berfokus pada sistem dan proses operasi baik dalam perusahaan maupun anak perusahaan beserta unit-unit operasinya. Perusahaan juga memerlukan sistem pengendalian operasi untuk setiap fasilitas produksi, pusat distribusi dan puat administrasinya. Pengendalian ini sering membutuhkan periode waktu bertahun-tahun semetara pengendalian organisasi meliputi periode beberapa tahun atau beberapa bulan. Akan tetapi pengendalian organisasi meliputi periode yang relatif singkat, mencakup komponen kinerja yang perlu dinilai secara teratur.

Mengelola fungsi pengendalian dalam bisnis internasional

Untuk mengelola pengendalian dengn efektif, ada beberapa cara membangun pengendalian, yaitu:

Membangun Sistem pengendalian Internasional

Sistem pengendalian dalam perusahaan internasional dapat dibangun melalui empat langkah besar:

Menyusun standar pengendalian untuk Menilai kinerja

Langkah pertama dalam membangun sistem pengendalian internasional adalah mendefinisikan standar pegendalian yang relevan. Stanar pengendalian merupakan target atau level komponen kinerja yang diinginkan oleh perusahaan.

Mengukur Kinerja sesungguhnya

Dilakukan dengan mengukur yang valid atas komponen kinerja yang dikendalikan.

Membandingkan Kinerja dengan Standar

Yaitu membandingkan kinerja terukur terhadap standar pengendalian awal

Merespon Deviasi

Merespon deviasi yang diamati dalam langkah sebelumnya. Hasil muncul ketika membandingkan standar pengendalian dan kinerja sesungguhnya meliputi standar pengendalian dan kinerja sesungguhnya meliputi standar pengendalian sudah terpenuhi, belum terpenuhi, maupun sudah terlampaui.

Teknik pengendalian yang Sangat Penting

Sistem Akuntansi : Akuntansi merupakan sistem komperehensif untuk mengumpulkan, menganalisa dan mengkomunikasikan data tentang sumber keuangan perusahaan. Perusahaan Internasional harus mengembangkan sistem akuntansi untuk pengendalian dan memonitor kinerja keseluruhan perusahaan dan setiap divisi, unit operasi atau anak perusahaan. Induk perusahaan, lebih lanjut harus memutuskan apakah akan mengevaluasi anak perusahaan dengan manajernya dengan memakai mata uang local, mata uang Negara asal induk perusahaan, atau gabungan keduanya 

Prosedur.  Kebijakan, prosedur standar operasi, aturan dan peraturan, semuanya membantu manajer dalam melaksanakan fungsi pengendalian. 

Rasio Kinerja. Rasio kinerja adalah indeks numeric kinerja yang ingin dikendalikan oleh perusahaan. Rasio kinerja biasa yang dipakai oleh perusahaan adalah perputaran persediaan. 

Aspek Prilaku dalam Pengendalian Internasional.

Tanpa memperhatikan seberapa bagus perumusan dan implementasi system pengendalian manajer harus memahami bahwa prilaku manusia memegang peranan yang fundamental dalam menentukan seberapa bagus pengendalian dapat dilaksanakan. Intinya adalah menyadari bahwa beberapa orang cenderung menolak pengendalian. Yang juga penting adalah mengenali bahwa resistensi tersebut dapat diminimalkan. 

Resistensi. Orang –orang dalam perusahaan internasional menolak pengendalian karena berbagai alasan. Suatu alasan yang paling penting mencangkup pengendalian yang terlalu berlebihan, dimana perusahaan mencoba mendesakkan pengendalian terhadap individu-individu yang mereka piker pengendalian itu tidak berlebihan. Menurut definisi , pengendalian mengatur dan memaksakan prilaku kebanyakan orang menerima pengendalian dalam batas yang menurut mereka wajar. Orang juga sering menolak pengendalian karena ketidaktepatan fokusnya : yakni perusahaan secara tidak hati- hati mencoba mengendalikan hal yang salah.  Terakhir, orang juga sering menolak pengendalian karena pengendalian meningkatkan akuntabilitas mereka. Ketika system pengendalian secara efektif tidak ada, karyawan mungkin dapat menggunakan kinerja dibawah standar karena manajer tidak memahami apa yang sedang dikerjakan karyawannya. 

Mengatasi Retensi Terhadap Pengendalian. Walaupun tidak ada metode yang bisa mengahpuskan resistensi terhadap pengendalian , namun ada beberapa cara meminimalkannya. Metode yang cocok dan juga efektif berbeda-beda menurut budaya. Dalam banyak budaya, salah satu cara yang efektif untuk mengatasi resistensi terhadap pengendalian adalah Meningkatkan Partisipasi. Cara lain yang baik adalah Menciptakan system pengendalian yang memiliki focus yang jelas dan tepat dan yang menciptakan akuntabilitas masuk akal tanpa pengendalian yang berlebihan. Disamping itu juga dapat menyediakan mekanisme diagnose untuk menangani deviasi yang tidak diharapkan. Aspek perilaku pengendalaian dapat didekati dan dikelola dari perspektif budaya.

Sumber: Berbagai sumber