CASE STUDY: Pengembangan Sistem (System Development Life Cycle) Samsat Online pada DISPENDA PEMPROV Bali

LATAR BELAKANG MASALAH

Dispenda Pemprov Bali selaku unit kerja pemerintah mempunyai tugas salah satunya adalah mengelola pemasukan daerah. Salah satu pemasukan tersebut bersumber dari penerimaan pajak kendaraan kendaraan bermotor. Dispenda mengelola penerimaan pajak sesuai dengan amanat dari UU No.28 Tahun 2009 tentang Pajak Daerah dan Retribusi Daerah. Dispenda Provinsi Bali mempunyai 9 Unit Pelaksana Teknis yang terletak di Kabupaten/Kota se Provinsi Bali, yaitu di Denpasar, Badung, Gianyar, Bangli, Karangasem, Klungkung, Tabanan, Jembrana dan Buleleng serta  5 Kantor Samsat Pembantu yaitu Ubud, Renon, Kuta,  Nusa Penida, dan Bajra. 

Sistem Samsat di Bali pertama kali dilakukan secara terkomputerisasi sejak Januari  2000, dengan server yang ada di masing-masing kapubaten.  Hal ini sangat menyulitkan wajib pajak untuk melakukan pembayaran Pajak Kendaraan Bermotor yang dimiliki, terutama karena 60% aktivitas perekonomian untuk Bali dilakukan di wilayah Denpasar dan sekitarnya.  Dispenda sebagai salah satu leading sector pelayanan publik dituntut untuk bisa memberikan pelayanan yang lebih cepat, tepat dan akurat. Untuk itu diperlukanlah pengembangan suatu sistem aplikasi yang baru agar mampu menjawab tantangan public. Pengambangan Aplikasi Samsat Online bertujuan untuk memudahkan wajib pajak dalam mengurus dan membayar kewajiban perpajakan kendaraan bermotor. Aplikasi Samsat Online ini juga terhubung langsung secara online dengan Bank BPD Bali, tempat dimana Kas Daerah Pemprov Bali berada.

REQUIREMENT ANALYSIS

Karena pada saat pembangunan sistem aplikasi ini, Dispenda Prov. Bali belum memiliki sumber daya yang memadai  dalam bidang IT, dan kebutuhan akan penerapan sistem yang sangat cepat maka diputuskan untuk melakukan kerjasama melalui vendor  aplikasi Bank BPD Bali yaitu PT. CIP, dengan tetap menitikberatkan pada proses pengembangan dan kebijakan pada Dispenda Prov. Bali. Analisis kebutuhan bisnis dilakukan dengan cara:

1. STUDI PENDAHULUAN

Studi Pendahuluan  dilakukan oleh Software Developer PT.CIP selama kurang lebih 6 bulan. Apakah sistem yang baru sanggup diimplementasikan dengan kondisi yang diinginkan oleh user dalam hal ini Samsat seluruh Bali dan kesiapan tenaga IT serta BPD selaku penerima pembayaran.

2. MENGIDENTIFIKASI PERMASALAHAN DAN KEBUTUHAN INFORMASI PEMAKAI

Proses ini dilakukan dengan mengidentifikasi kebutuhan pengembangan sistem yang diinginkan oleh Dispenda Provinsi Bali terkait penerimaan pajak kendaraan bermotor. Kemudian menerjemahkan dalam bahasa pemrograman.

3. MENGANALISIS HASIL PENELITIAN

Dari hasil penelitian yang dlakukan didapatkan informasi bahwa PT.CIP sanggup untuk melaksanakan proses pengembangan sistem yang diinginkan oleh Dispenda Provinsi Bali.  Selanjutkan divuat kesepakatan kerja berupa MOU antara Pemprov Bali, PT. BPD Bali dan PT.CIP.

DESIGN SISTEM

FUNGSI-FUNGSI DASAR ( KEBUTUHAN BISNIS ) APLIKASI SAMSAT ONLINE

SISTEM LAMA	DESIGN SISTEM BARU
Database ada di masing-masing Kabupaten dan belum diintegrasi	Online Database yaitu Database dengan pengaplikasikan satu server
Pembayaran Pengesahan STNK Tahunan hanya dapat dilakuakn di masing-masing Kabupaten sesuai domisili kendaraan	Online Pembayaran yaitu pengesahan STNK Tahunan dapat dilakukan dimana saja tanpa melihat domisili
Pelaporan dilakukan secara parsial dan manual	Online Pelaporan yaitu semua pelaporan terkait dilakukan secara menyeluruh dan terintegrasi dengan satu server
Pendapatan tidak secara langsung masuk ke rekening Kas Daerah	Online Kas Daerah yaitu pendapatan secara real time masuk ke rekening Kas Daerah

IMPLEMENTASI SISTEM

a. Mempersiapkan Rencana Implementasi

Implementasi Sistem Samsat Online yang baru direncanakan pada bulan Desember tahun 2010, dan dilakukan secara bertahap di masing-masing Kapubaten. Tetapi karena adanya kendala teknis seperti ketersediaan kapasitas server yang memadai, implementasi baru bisa dilakukan pada awal tahun 2011.

Tahapan-tahapan implementasi sistem samsat online :

1) Cutoff database pada sistem lama dan duplikasi database ke sistem samsat online

2) Installing Aplikasi Samsat Online di semua PC ( Kepolisian, Dispenda dan Jasa Raharja )

3) Penetapan User Id oleh Dispenda Prov. Bali

4) Ujicoba dengan menggunakan data dummy terhadap fitur transaksi

• Pendaftaran Kendaraan Bermotor

• Pengesahan STNK tiap tahun

• Pendaftaran Pengesahan STNK setelah 5 tahun / Penggantian STNK

• Pendaftaran Ganti Kepemilikan ( BBN II )

• Pendaftaran Kendaraan Rubah Bentuk Ganti Warna dan Rubah Fungsi

• Pendaftaran Mutasi Antar Kabupaten dan Mutasi Antar Provinsi

• Pendaftaran STNK Khusus/Rahasia

b. Melakukan Kegiatan Implementasi

Implementasi Sistem Samsat Online dilakukan bertahap sebagai berikut :

TANGGAL IMPLEMENTASI	LOKASI IMPLEMENTASI
28 Januari 2011	UPT SAMSAT BANGLI DAN UPT SAMSAT KARANGASEM
31 Januari 2011	UPT SAMSAT KLUNGKUNG DAN NUSA PENIDA
2 Februari 2011	UPT SAMSAT GIANYAR DAN UPT SAMSAT UBUD
28 Maret 2011	UPT SAMSAT DENPASAR, BADUNG, KUTA DAN RENON
30 Maret 2011	UPT SAMSAT BULELENG DAN JEMBRANA
31 Maret 2011	UPT SAMSAT TABANAN DAN BAJRA

c. Menindaklanjuti Hasil Implementasi

Dari implementasi sistem yang sudah berjalan terdapat berbagai macam kendala antara lain:

1. Migrasi data dari sistem lama ke sistem yang baru 
2. Proses cleansing data dari database lama terutama disebabkan adanya data yang cacat (invalid) seperti: data ganda dan klasifikasi data yang tidak sesuai 
3. Proses adaptasi terhadap sistem baru yang berbeda secara signifikan baik dalam tampilan, operasional maupun proses bisnisnya.
4. Belum adanya komitmen bersama untuk perbaikan data yang bermasalah.
5. Perubahan tipe dan model pelaporan dari sistem lama akibat perubahan proses bisnis. 

OPERASI DAN PERAWATAN SISTEM

Dari hasil implementasi, Dispenda dan PT.CIP melakukan evaluasi dan perbaikan secara terus menerus guna penyempurnaan aplikasi samsat online.