Siklus Pendapatan dan Pengeluaran Kas

SIKLUS PENGELUARAN KAS

Definisi Siklus Pengeluaran Kas

Pengertian siklus pengeluaran kas adalah suatu rangkaian bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Adapun tujuan utama dalam siklus pengelauaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk menjalankan aktivitasnya (Romney & Steinbart, 2005).

Sistem Pengeluaran Kas

Proses Sistem Pengeluaran kas diantaranya :

• Sistem pengeluaran kas memproses pembayaran berbagai kewajiban yang timbul dari sistem pembelian.
• Proses pengeluaran kas membuat dan mendistribusikan cek ke para pemasok. Salinan dari berbagai cek tersebut akan dikembalikan ke bagian utang usaha sebagai bukti bahwa telah dibayar, dan akun utang usaha akan diperbarui untuk menyingkiran kewajiban tersebut.
• Pada akhir periode, baik proses pengeluaran kas maupun utang usaha mengirim informasi ringkasan ke buku besar. Informasi tersebut direkonsiliasi dan dicatat ke akun pengendali kas serta utang usaha.

Hubungan Siklus Pengeluaran dan Unit Organisasi Dalam Suatu Entitas

Tanggungjawab di dalam siklus pengeluaran biasanya dibawah pengawasan dan arahan dari manajemen persediaan dan bagian manajemen akuntansi/keuangan. Hubungan kedua unit tersebut menghasilkan suatu interaksi antara Sistem Informasi Manajemen Persediaan dan Sistem Informasi Akuntansi.

Manajemen Persediaan

Pada perusahaan manufaktur, kegiatan yang terlibat dalam manajemen persediaan dapat digabungkan dengan produksi untuk membentuk fungsi logistik yang lebih luas. fungsi distribusi mungkin disertakan dalam fungsi ini luas atau mungkin alternatif ditugaskan untuk fungsi pemasaran / distribusi. Pada aktivitas pembelian, focus utama adalah memilih vendor atau supplier yang cocok untuk memesan barang atau jasa (layanan). Pemilihan vendor sangat penting untuk dapat memastikan kualitas barang yang dipesan, serta kontrol terhadap barang dan jasa yang telah dipesan.

Bagian Akuntansi / Keuangan

Tujuan dari akuntansi manajemen adalah pengelolaan dana, pengolahan data, pengolahan informasi, perencanaan, dan pengendalian atas sumber daya. Sehubungan dengan siklus pengeluaran, tujuannya adalah untuk perencanaan kas dan kontrol, manajemen data yang berkaitan dengan pembelian dan rekening pemasok untuk pengendalian persediaan, dan informasi yang berkaitan dengan aliran kas atas  pembelian.

Manajer bagian akuntansi/keuangan mendapat laporan rutin dari dua manajer dibawahnya, bendahara dan bagian kontrol. Tanggungjawab bendahara biasanya adalah mengenai pengeluaran kas, sedangkan bagian kontrol bertanggungjawab pada pengendalian persediaan, data pemasok.

Aktivitas dasar dalam siklus pengeluaran :

• Memesan barang, perlengkapan dan jasa (layanan)
• Menerima dan menyimpan barang, perlengkapan dan jasa 
• Membayar barang, perlengkapan dan jasa (layanan)

1. Aktivitas Utama pertama siklus pengeluaran kas adalah memesan persediaan atau perlengkapan

Pada metode ini, pengendalian persediaan tradisional sering disebut Kuantitas Pemesanan Ekonomis (EOQ) dimana pada pendekatan ini didasarkan pada perhitungan jumlah optimal pesanan untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penggudangan dan kekurangan persediaan. Dalam aktivitas ini terdapat beberapa metode-metode pengendalian persediaan alternatif, diantaranya :

• MRP (material requirement planning): Pendekatan ini bertujuan mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan cara menjadwalkan produksi, bukan memperkirakan kebutuhan.
• Just in Time: Sistem JIT berusaha untuk meminimalkan, jika bukan menghilangkan, baik biaya penggudangan maupun kekurangan persediaan.

2. Aktivitas bisnis utama kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpanan barang yang dipesan

Dalam aktivitas ini, bagian penerimaan mempunyai dua tanggungjawab utama yaitu memutuskan apakah menerima pengiriman dan memeriksa jumlah dan kualitas barang.  Laporan penerimaan adalah dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan dalam siklus pengeluaran, laporan ini mendokumentasikan rincian mengenai setiap kiriman, termasuk tanggal penerimaan, pengiriman, pemasok, dan nomor pesanan pembelian.

3. Aktivitas utama ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur penjualan dari vendor untuk pembayaran

Pada aktivitas ini bagian utang usaha menyetujui faktur penjualan untuk dibayar dan bagian kasir bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran. Komponen kegiatan pada aktivitas ini adalah:

• Memperbaiki Utang Usaha. Pemrosesan efisiensi dapat diperbaiki dengan Meminta para pemasok untuk memberikan faktur secara elektronis, baik melalui EDI atau melalui Internet dan Penghapusan faktur vendor (pemasok). Pendekatan tanpa faktur ini disebut Evaluated Receipt Settlement (ERS).
• Membayar Barang dan Jasa. Membayar faktur penjualan yang telah disetujui.

Kebutuhan Informasi 

Fungsi  dari Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah menyediakan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan. Kegunaan dalam siklus pengeluaran kas  berarti bahwa SIA harus memberikan informasi operasional yang dibutuhkan untuk melakukan fungsi-fungsi berikut:

•  Menetapkan kapan dan seberapa banyak tambahan persediaan yang akan dipesan.
• Memilih pemasok yang tepat untuk pesanan.
• Memverifikasi akurasi faktur dari vendor.
• Memutuskan apakah diskon pembelian harus dimanfaatkan
• Mengawasi kebutuhan arus kas untuk membayar kewajiban yang belum diselesaikan.

Prosedur Pengeluaran Kas

1. Bagian Supplier membuat faktur rangkap 2. Lembar 1 dikirimkan ke Bagian Pembayaran, dan lembar 2 disimpan sebagai arsip.
2. Bagian Pembayaran menerima Faktur lembar 1 dari Supplier. Berdasarkan faktur tersebut, Bagian Pembayaran membuat Surat Permintaan Pengeluaran Kas (SPPK) rangkap 2. Lembar 1 dikirimkan ke Manajer dan lembar 2 disimpan sebagai arsip. 
3. Manajer menerima SPPK lembar 1. Berdasarkan SPPK lembar 1 tersebut, Manajer akan menyetujui SPPK tersebut, dan mengirimkan SPPK yang telah disetujui kepada Bagian Pemegang Kas.
4. Bagian Pemegang Kas menerima SPPK yang telah disetujui. Berdasarkan SPPK yang telah disetujui tersebut, Bagian Pemegang Kas membuat Bukti Kas Keluar (BKK) rangkap 3. Lembar 1 beserta uang dikirimkan ke Bagian Pembayaran, lembar 2 dikirimkan ke Bagian Akuntansi dan lembar 3 disimpan sebagai arsip.
5. Bagian Pembayaran menerima BKK Lembar 1 beserta uang, selanjutnya Bagian Pembayaran melakukan pembayaran kepada Supplier. 
6. Supplier menerima pembayaran dari Bagian Pembayaran. Berdasarkan pembayaran tersebut, Supplier membuat Surat Pelunasan Pembayaran (SPP) rangkap 2. Lembar 1 dikirimkan ke Bagian Pembayaran dan lembar 2 disimpan sebagai arsip. 
7. Bagian Pembayaran menerima SPP lembar 1, kemudian membuat Laporan Pembayaran (LP) rangkap 2. Lembar 1 dikirimkan ke Bagian Akuntansi dan lembar 2 disimpan sebagai arsip.
8. Berdasarkan BKK lembar 2 dari Bagian Pemegang Kas dan LP lembar 1 dari Bagian Pembayaran, Bagian Akuntansi membuat Laporan Pengeluaran Kas (LPK) rangkap 2. Lembar 1 dikirimkan ke Manajer dan lembar 2 disimpan sebagai arsip.

Sumber:

1. http://christinapandu.blogspot.com/2011/11/siklus-pengeluaran-pembelian-dan.html
2. http://monicaganda.blogspot.com/2012/04/siklus-pengeluaran-kas.html
3. http://ferrylaurensius.files.wordpress.com/2009/07/siklus-pengeluaran1.pdf
4. http://esterlyan92.blogspot.com/2012/04/siklus-pengeluaran-kas.html