Sistem Input dan Sistem Output

SISTEM INPUT

Sistem Input Berbasis Kertas

Input ke dalam system akuntansi di sebagaian system akuntansi didasarkan pada dokumen sumber yang diisi secara manual dengan tulis tangan. Adapun fase pemrosesan input adalah sebagai berikut:

1. Persiapan dan Pengisian Dokumen Sumber

Dokumen sumber disiapkan secara manual. Dokumen dirancang dengan baik dan mudah dipahami agar meminimalisasi keslahan yang mungkin terjadi. Dokumen sumber yang telah dikumpulkan dikirimkan ke departemen pengolahan data

2. Pengiriman Dokumen Sumber ke Bagian Pengolahan Data

Batch control total dan register data yang dikirimkan merupakan pengendalian dasar atas transfer data antara departemen pengguna dengan departemen pengolahan data. Penggunaan batch control di keseluruhan pengolahan data merupakan satu hal yang mendasar bagi indepedensi organisasional.  

Penyerahan input data harus dilengkapi dengan formulir pengendalian dokumen input. Penghitungan dokumen merupakan salh satu bentuk pengendalian batch control yang paling sederhana. Kelompok entery data seharusnya tidak menerima data kecuali data tersebut dilengkapi dengan formulir pengendalian dokumen input. 

Data entry setelah dokumen sumber diterima departemen pengolahan data, dokemen tersebut secara manual diketikan menggunakan terminal data atau PC dan kemudian disimpan di dalam disk. Key verification merupakan suatu prosedur pengendalian yang berguna utnuk mendeteksi kesalahan pengetikan. 

Teknik program editing data. Pengendalian data bisa jadi diterapkan untuk setiap struktur data. Setelah data diedit pada level karakter, data dapat dicek kewajarannya. Salah satu cara yang dapat digunakan adalah dengan membuat file table yang berisi nilai yang legal untuk setiap field dlaam table yang disebut dengan table lookup. Kemudian perlu dilakukan audit operasi berkesinambungan  dan cek digit. Editing data meliputi:

- Completeness Check

- Field Format Check

- Field Length Check

- Field sign Check

- Limit Check 

- Reasonable Check

- Valid Code Check

- Check Digit

- Combination Field Check

- Internal Label Check

- Sequence Check

- Record Count Check

- Hash Total Check

- Fiancial Total Check

Sistem Input Tanpa Kertas

Dalam system ini transaksi direkam langsung ke dalam jaringan computer dan kebutuhan untuk mengetikan dokumen sumber tereliminasi. Salah satu manfaat dalam system tanpa kertas adalah hilangnya peluang untuk melakuakn pemisahan tugas dan hilangnya jejak audit. Hilangnya pengendalian internal dapat dikompensasi dengan menggunakan log transaksi.

1. Sistem Input Tanpa Kertas yang Memerlukan Intervensi Manusia

Dalam system entry data manual online pengguna secara manual mengetikkan transaksi ke dalam system computer. Sebagai contoh manajer pabrik secara manual mengetikkan permintaan pembelian ke dalam salah satu terminal data. Permintaan tersebut secara otomatis akan terkirim ke bagian pembelian untuk diproses lebih lanjut. Order pembelian akan dihasilkan tanpa perlu pengetikkan ulang. Dalam system identifikasi otomatis, barang dagangan dan item alin diberi kode otomatis yang dapat dibaca oleh mesin. Indentifikasi otomatis secara khusus berguna jika dua mitra dagang sepakat mengenai metode standar untuk memberi tanda pada karton maupun box.

Transaksi dalam system input tanpa kerta yang melinatkan intervensi manusia diproses melalui dua fase yaitu:

- Entri data dan editing data

Program pengendalian data secara utuh pada saat transaksi direkam ke dalam system.

- Pengiriman data ke system aplikasi host

Dalam system tanpa kertas yang terpusat transaksi biasanya diinputkan langsung ke dalam computer terpusat melalui terminal data. 

2. Sistem Tanpa Kertas yang Tidak Memerlukan Intervensi Manusia

System ini merupakan pengolahan transaksi yang sepenuhnya otomatis. Salah satu aplikasi yang menggunakan teknologi ini adalah Network Vending Machine. Dalam aplikasi ini juga diperlukan Electronik Data Interchange (EDI) Dengan EDI dan system data base, order pembelian yang diterima dan order penjualan yang diterima dapat ditangani tanpa intervensi manusia. 

SISTEM PEMROSESAN 

Sistem Pemrosesan Berbasis- Kertas

Secara virtual, semua system berbasis-kertas dalam pengolahan atau pemrosesan transaksi biasanya berorientasi batch. Dalam system pemrosesan batch, transaksi direkam ke dalam computer secara per kelompok. Pemrosesan batch ekonomis jika ada banyak transaksi yang harus diproses. System ini tepat dipakai jika file tidak perlu diperbarui segera setelah transaksi terjadi, dan laporan dibutuhkan hanya secara periodik. Pemrosesan batch dapat dijalankan dengan memperbarui file yang diakses secara berurutan atau secara acak (langsung atau indeks).

1. Pemrosesan Batch dengan Memperbarui File berurutan

Banyak system yang berorientasi batch dan berbasis kertas yang menggunakan pemrosesan file berurutan untuk memperbarui master file. Pemrosesan di dalam system seperti ini biasanya mencakup beberapa tahap:

• Mempersiapkan file transaksi. Pertama, melakukan editing data dan validasi. Kemudian record di dalam file transaksi diurutkan sesuai urutan di dalam master file.
• Memperbarui master file. Record di dalam file transaksi dan master file (buku pembantu) dibaca satu demi satu, dicocokkan dan dituliskan ke satu master file baru untuk mencerminkan pembaruan sesuai dengan yang diinginkan.
• Memperbarui buku besar. Buku besar diperbarui untuk mencerminkan perubahan di dalam master file.
• Membuat laporan buku besar. Membuat neraca saldo dan laporan-laporan yang lain.

2. Pemrosesan Batch dengan Memperbarui File Akses-Acak

Pemrosesan batch dapat juga dilakukan dengan pembaruan akses-acak. Pembaruan dengan file akses-acak lebih sederhana dibandingkan pembaruan akses-berurutan. Pembaruan akses-acak tidak memerlukan urutan file transaksi dengan urutan yang sama seperti urutan data di dalam master file, juga tidak perlu membuat file master baru. Setiap record di dalam file transaksi dibaca satu demi satu dan digunakan untuk memperbarui record terkait di dalam master file. Berikut tahapan yang dijalankan:

• Sebuah record di dalam file transaksi dibaca.
• Kunci record transaksi digunakan untuk mengakses secara acak (dengan menggunakan indeks) record yang terkait di dalam master file.
• Record di dalam master file diperbarui di dalam memori dan kemudian ditulis ulang ke dalam file data.

Sistem Pemrosesan Tanpa Kertas

1. Pemrosesan Batch dalam Sistem Pemrosesan Tanpa Kertas

Pemrosesan batch dalam system tanpa kertas serupa dengan pemrosesan batch dalam system berbasis kertas. Perbedaan utama adalaha ayat jurnal diganti dengan ekuivalen eletroniknya, dan buku besar diperbaharui secara otomatis pada saat program batch dijalankan secara priodik.

2. Pemrosesan Real- time dalam pemrosesan Tanpa Kertas

Manfaat utama system tanpa kertas adlah memungkinkan pemrosesan dijalankan real time. System reel-time online (OLRS)  memproses transaksi langsung setelah transaksi diinputkan ke dalam system dan dapat langsung menghasilkan output untuk . transaksi tidak diakumulasi secara kelompok tetapi mereka diinputkan ke dalam system dan dapat menghasilkan informasi langsung untuk pengguna. 

Tipe Pemrosesan pada OLRS

Ada banyak jenis pemrosesan real-time dalam OLRS. Yaitu:

- System respons/ inquiry

Pengguna tidak menginput data untuk pemrosesan mereka hanya meminta informasi. System ini hanya di desain untuk memberikan respon yang cepat kepada pengguna untuk memberikan informasi.

- System entry data

Pengguna pada system ini berinteraksi secara aktif dengan data input. Data disimpan oleh OLRS tetapi diproses secara periodic sekelompok demi sekelompok.

- Sistem pemrosesan file

Pengguna system ini juga secara aktif berinteraksi dengan data output. Pentry perbedaan system pemrosesan file dengan system entry data adalah system pemrosesan file satu langkah lebih jauh dan langsung memroses data ke dalam master file yang relevan.

- Sistem pemrosesan penuh

Perbedaan system pemrosesan pnuh dengan sitem pemrosesan file adalah system pemrosesan penuh satu langkah lebih jauh dengan menyelesaikan seluruh transaksi pada saat transaksi diinputkan ke dalam system.

Tingkat Ekonomis OLRS

Banyak atribut OLRS seperti pemrosesan transaksi secara langsung dan respon yang cepat terhadap inquiry, merupakan kelebihan OLRS dibandingkan dengan system pemrosesan batch. Dalam banyak situasi, diperlukan OLRS. System reservasi online, pengendalian persdiaan dalam took eceran, dan rekening konsumen di sebuah bank merupakan contoh system yang lazim menerapakan OLRS. Kekurangan system OLRS dibandingkan dengan system batch adalah biaya penerapan yang sangat tinggi dan operasi system yang cukup rumit. 

Sistem Penjualan Real-Time

Sistem penjualan real-time menggunakan teknologi informasi kontemporer untuk memaksimumkan kinerja sistem. Dalam penjualan real-time, order pembelian atas item persediaan dibuat atas dasar tarikan permintaan, bukan atas dasar dorongan untuk mengisi level persediaan secara berkala dalam interval waktu tertentu (seperti bulanan atau mingguan). Barang baru datang pada saat barang tersebut dibutuhkan, dengan kata lain, just in time (JIT).

Sistem penjualan real-time merupakan sentral dari strategi bersaing sebagian besar pengecer besar seperti Sears, Wal-Mart, dan J.C. Penney. Sistem ini juga merupakan pusat strategi bersaing bagi para pemasok perusahaan eceran, seperti Levi, Haggar, dan Wrangler (semua pemasok dengan merek terkenal terkait dengan pakaian laki-laki di outlet eceran). Sebagian besar pemasok pengecer besar juga mengoperasikan sistem penjualan. Dalam pasar yang kompetitif, penjualan ini akan hilang selamanya. Sears akan membeli barang yang serupa dari pesaing lain yang dapat memenuhi pesanan pada saat dibutuhkan. Pelanggan, selanjutnya, akan membeli produk pesaing.

Diperlukan tingkat kerjasama yang tinggi antarmitra dengan untuk mengimplementasikan sistem penjualan real-time. Perusahaan, pemasok, dan pembeli sering terlibat dalam kesepakatan kerjasama dagang tanpa persaingan. Dalam beberapa kasus, pelanggan dan pemasok mengoordinasikan jadwal produksi mereka shingga produk dapat diproduksi just in time. Sebelum sistem real-time, mitra dagang biasanya bekerjasama secara objektif, saling berbagi sedikit informasi yang dibutuhkan utk membuat kesepakatan. Perusahaan eceran percaya bahwa pemasok menggunakan data ini untuk mengirim produk yang benar pada lokasi yang tepat dan waktu yang tepat. Pemasok, sebaliknya, harus percaya bahwa perusahaan eceran memberikan data yang akurat dan bahwa perusahaan eceran akan menerima barang yang mereka kirimkan. Semua mitra dagang harus percaya bahwa data mereka hanya akan digunakan sesuai dengan tujuan yang telah disepakati dan tidak untuk diperjualbelikan atau diserahkan kepada pesaing lain.

Komponen Sistem Penjualan Real-Time

Ada tiga teknologi yang memungkinkan terlaksananya sistem penjualan real-time: sistem POS (point-of-sales), bar code untuk indetifikasi otomatis, dan sistem pemesanan EDI (electronic data intercharge). Setiap teknologi tersebut akan didiskusikan dalam ulasan berikut ini.

Sistem POS UPC (uniform product code) bar code yang di-scan oleh teknologi POS di counter checkout suatu toko eceran merupakan titik awal dari serangkaian kejadian yang akan berakhir pada saat item yang tepat dengan cepat kembali dimasukkan ke daam persediaan sehinggan persediaan baru tersebut dapat dijual kembali.

Sebuah sistem yang mengumpulkan data penjualan eceran dengan cara semacam itu disebut sistem point-of-sale (POS) karena data dikumpulkan pada titik saat penjualan tersebut selesei. Cash Register yang dirancang khusus disebut terminal point-of-sales. Data dapat dimasukkan manual dengan cara pengetikan oleh pramuniaga atau secara otomatis melalui penggunaaan perangkat khusus, seperti wand dan scanner yang dapat mengenali UPC barcode.

Terminal POS mencatat baik kas maupun penjualan. Data terkait dengan berbagai tipe penjualan ini ditransmisikan ke dalam jaringan komputer, untuk segera diproses. Dalam penjualan tunai, pelanggan membayar kas dan menerima barang dagangan. Tambahan lagi, slip penjualan dicetak melalui terminal.

Penjualan kredit memerlukan pengecekan informasi nomor rekening pelanggan dan saldo kredit yang ada sebelum barang diserahkan ke pelanggan. Nomor rekening pelanggan diinputkan ke dalam terminal POS sehingga memungkinkan sistem komputer mengakses catatan pelanggan, mengevaluasi, dan menentukan status rekening pelangga. Jika penjualan tersebut diotorisasi oleh sistem, maka sistem secara otomatis akan menyelesaikan transaksi.

Sistem POS berdampak besar terhadap pengelolaan perusahaan eceran; ia memiliki kemampuan untuk menghasilkan laporan yang tepat waktu dan detail mengenai operasi perusahaan. Laporan yang dapat dihasilkan dari sistem POS mencakup organisasi pembayaran, deposit dan penerimaan, organisasi rincian kas, penjualan departemen, dollar disimpan, aktivitas per jam, file untuk mengecek harga, dan file otorisasi cek.

Laporan aktivitas per jam menyediakan statistic detail mengenai aktivitas pelanggan, rata-rata penjualan per pelanggan, rata-rata jumlah item yang terjual per pelanggan, dan total item terjual dalam satu kurun waktu tertentu yang berguna bagi manajemen. Laporan semacam ini meringkas data penjualan per jam dan memampukan manajemen toko untuk memonitor pola trafik pelanggan di seluruh toko. Sistem POS menyediakan informasi detail mengenai perputaran persediaan yang berguna bagi manajemen untuk menaksir tingkat profitabilitas.

Teknologi Bar-coding Identifikasi inoput penjualan secara otomatis merupakan satu hal yang esensial bagi sistem real-time; oleh karena itu, barcode yang dapat dibaca oleh mesin dan teknologi scanner menjadi komponen kritis dari sistem penjualan eceran yang real-time. Penggunaan sistem UPC barcode memungkinkan perusahaan mendapatkan manfaat maksimum dari sistem penjualan real-time. Semula, kode UPC banak digunakan oleh grosir tetapi sekarang UPC juga banyak diaplikasikan pada produk konsumen. Jika UPC digunakan, semua partisipan yang terlibat di dalam rantai sistem real-time akan berbagi dan memproses data yang sama. Tanpa standarisasi kode, setiap agen di dalam rantai akan membuat kode sendiri, dan kemudian kode tersebut mesti direferensikan dengan kode pihak lain. Kode referensi silang memang bisa dilakukan, tetapi memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan. Kedua atribut ini tidak mendukung proses yang real-time.

Dengan mendasarkan diri pada UPC, semua agen akan menggunakan kode produk yang sama sehingga mengeliminasi masalah referensi silang. Manfaat ini masih belum apa-apa jika dibandingkan dengan manfaat lain menggunakan standarisasi UPC. Kode identifikasi produk UPC dapat di-scan dan digunakan untuk identifikasi otomatis di seluruh rantai peristiwa real-time. Kode UPC juga memungkinkan pemasok memberi kode pada setiap produk yang akan dijual di toko eceran. Pengecer tidak perlu menuliskan sendiri kode produk di dalam persediaan mereka. Produk yang mereka terima dari pemasok sudah memiliki kode UPC.

Sistem Pemesanan EDI EDI merupakan pertukaran bisnis langsung dari komputer ke komputer melalui jaringan komunikasi. Hubungan EDI dengan sistem komputer pengecer dan sistem komputer pemasok menmungkinkan terjadinya pembuatan dan pemrosesan order pembelian secara instan sehingga memfasilitasi pengiriman barang yang cepat. Pemasok juga dapat mengirimkan tagihan ke pengecer melalui EDI. Dalam beberapa kasus, pengecer dapat membayar ke rekening pemasok dengan sistem EFT. Semua peristiwa ini, termasuk pengambilan pesanan dari gudang pemasok, terjadi tanpa campur tangan manusia. EDI juga dapat digunakan oleh pemasok untuk mengirimkan secara elektronik katalog yang memuat informasi harga ke pengecer.

Pemrosesan Transaksi pada Sistem Penjualan Real-Time 

Urutan peristiwa yang pasti akan bervariasi dari satu sistem ke sistem yang lain, namun pemrosesan pesanan biasanya akan mencakup tujuh langkah: mengirim katalog elektronik ke pelanggan, memperkirakan pesanan penjualan pelanggan, menerima dan menerjemahkuan pesanan yang diterima, mengirim surat pemberitahuan bahwa pesanan telah diterima, mengirim informasi pesanan ke gudang atau ke proses produksi (mana yang relevan), membuat dan mengirim pemberitahuan bahwa barang telah dikirim, dan mengirim barang.

Mengirim Katalog Elektronik ke Pelanggan 

Pelanggan secara berkala dikirimi catalog elektronik (melalui EDI) yang memuat produk yang ditawarkan pemasok. Bagi masing-masing pelanggan, dapat dibuat katalog versi khusus sehingga katalog itu dapat merefleksikan kesepakatan harga antara pemasok dengan pelanggan yang bersangkutan sebagai hasil tender.

Pengiriman katalog secara elektronik memiliki tiga manfaat utama dibandingkan pengiriman katalog dalam bentuk kertas. Pertama, informasi di dalam katalog dapat digunakan oleh pelanggan untuk membuat order pembelian EDI. Hal ini dapat meminimalkan kesalahan yang mungkin muncul akibat pengetikan data secara manual. Kedua, katalog tersebut memungkinkan pelanggan mendapatkan informasi harga baru yang up-to-date dan informasi jangka waktu pesanan secara instan. Ketiga, katalog elektronik memuat kode produk UPC sehingga kode tersebut dapat digunakan oleh kedua belah pihak untuk identifikasi dan pelacakan otomatis.

Memperkirakan Pesanan Penjualan Pelanggan 

Dalam banyak kasus, perusahaan akan menganalisis tren penjualan pelanggan dan memprediksi kebutuhan di masa yang akan datang. Bahkan dalam sistem JIT, prediksi permintaan dapat berguna untuk perencanaan produksi.

Menerima Pesanan dan Menerjemahkan Pesanan yang Diterima 

Pemrosesan pesanan EDI yang diterima dari pelanggan melibatkan beberapa fase, seperti penerimaan pesanan secara fisik, validasi dan pengecekan keaslian, dan deskripsi dan penterjemahan. Setiap fase tersebut akan didiskusikan lebih lanjut.

Penerimaan Pesanan secara Fisik 

Ada beberapa cara menerima pesanan, tergantung sistem yang digunakan. Pesanan dapat berupa pesan e-mail melalui sistem mail internal perusahaan atau melalui sistem EDI (mail pihak ketiga). Alternatif lain, perusahaan bisa jadi memiliki server komunikasi EDI sendiri.

Validasi, Deskripsi, dan Pengecekan Keaslian 

Entah bagaimana caranya pesanan diterima, pesanan tersebut harus divalidasi, didekripsi dan dicek keasliannya. Sekalipu pesanan tersebut dienkripsi, amplop elektronik pesanan kemungkinan dienkripsi. Sebagai cek awal, alamat pengirim di dalam amplop akan di cek untuk memastikan apakah pesanan ini diterima dari pelanggan yang telah dikenal perusahaan. Berikutnya, pesan akan didekripsi (jika diperlukan) dan dicek keasliannya. Pengecekan keaslian pasar dilakukan dengan menggunakan kode pengecekan keaslian untuk memastikan bahwa pesan tersebut tidak mengalami perubahan apa pun selama proses transit.

Setelah didekripsi, konsistensi internal dan kelengkapan pesan akan dicek 

Dokumen EDI biasanya memuar dua nomor pengendalian, satu nomor di awal pesan dan satu nomor lagi di akhir pesan. Kebenaran password internal juga dicek. Pesan kemudian diterjemahkan ke dalam format yang dapat dikenali oleh sistem akuntansi perusahaan. Terakhir, dokumen diberi nomor urut internal.

Mengirim Surat Pemberitahuan Bahwa Pesanan Telah Diterima 

Berikutnya, perusahaan mengirim sebuah surat pemberitahuan kepada pengirim pesan. Ada tiga jenis surat pemberitahuan. Surat pemebritahuan transmisi hanya memuat informasi bahwa pesan telah diterima, tetapi juga laporan secara rinci mengenai item pesanan yang diterima oleh pemasok. Terakhir, surat pemeberitahuan transaksional memberikan verifikasi penuh mengenai semua data pesanan yang ada di dalam order yang diterima pemasok (missal, kebenaran nomor kode barang yang dipesan).

Mengirim Informasi Pesanan ke Gudang atau ke Proses Produksi 

Informasi barang yang dipesan dikirim ke bagian produksi  atau ke gudang untuk diproses lebih lanjut. Pemrosesan transaksi di dalam departemen produksi atau ke gudang akan didiskusikan lebih rinci.

Membuat dan Mengirim Pemberitahuan Bahwa Barang Telah Dikirim

Pemberitahuan bahwa barang yang dipesan pelanggan sedang dikirim berguna agar konsumen tahu tanggal kapan barang yang dipesan akan diterima. Pemberitahuan ini akan memuat juga nomor order pembelian pelanggan, kuantitas barang yang dikirim, dan barcode untuk identifikasi otomatis. Dalam banyak perusahaan, surat pemberitahuan ini juga berfungsi sebagai faktur tagihan.

Mengirim Barang Departemen pengiriman barang akan men-scan item persediaan saat persediaan tersebut dikemas. Dengan cara ini, sistem akan secara otomatis mengecek kesesuaian barcode barang yang dipak dengan barcode yang tercantum dalam surat pemberitahuan pengiriman barang. Slip pengepakan barang juga dibuat secara otomatis..

Pertimbangan Khusus Pengendalian Internal

Ada pengendalian internal tertentu yang terkait dengan sistem penjualan real-time. Pertama, order pelanggan dapat diproses tanpa campur tangan dan otorisasi manusia. Akibatnya, pelanggan dapat membuat sendiri order penjualan karena order penjualan dihasilkan secara otomatis pada saat order pembelian EDI valid diterima oleh sistem. Kedua, pemisahan tugas ala-tradisional benar-benar tidak dapat diterapkan. Komputer menangani hasil transaksi dari awal sampai akhir. Terakhir, banyak dokumen tradisional dieliminasi dalam sistem berbasis-EDI. Sebagai contoh, sebagaimana telah didiskusikan, dalam sistem semacam ini, merupakan praktik yang lazim untuk menyerahkan faktur. Berbagai masalah pengendalian sistem real-time dapat dikompensasi dengan program pengecekan edit data, log transaksi, serta penerapan keamanan komputer yang baik.

SISTEM OUTPUT

System output dapat berbasis kertas tanpa kertas atau kombinasi keduanya. System yang berorientasi batch dan berbasis kertas dengan pemrosesan file berurutan biasanya menghasilakan banyak output. Dalam sisi lain system tanpa ketas yang online dan real time cenderung manghasilkan hanya sedikit output. Hal ini merupakan suatu kepraktisan bagi perusahaan besar. 

Pengendalian output dirancang untuk mengecek apakah hasil proses merupakan output yang valid dan apakah output didistribusikan dengan normal. Kelompok pengendalian EDP yang terpisah sering dibentuk untuk memonitor operasi EDP . kelompok ini biasanya merupakan bagian dari fungsi audot internal. Harus dibuat suatu prosedur untuk memastikan semua kesalahan dalam system dilaporkan ke kelompok tersebut. Prosedur ini harus memastikan bahwa kesalahan dibetukan dan direkamkan kembali ke dalam system untuk diproses lebih lanjut. 

Sumber: Berbagai sumber