Siklus Sumber Daya Manusia dan Siklus Buku Besar dan Pelaporan Keuangan

SIKLUS SUMBER DAYA MANUSIA

Definisi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM)

Sumber daya manusia menurut Gomes (2000) adalah salah satu sumber daya yang ada dalam organisasi, meliputi semua orang yang melakukan aktivitas.

Sumber daya manusia menurut Hasibuan (2002) adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan daya fisik yang dimiliki individu. Perilaku dan sifatnya ditentukan oleh keturunan dan lingkungannya, sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk memenuhi kepuasannya.

Sistem yang menyediakan informasi mengenai SDM perusahaan adalah sistem informasi sumber daya manusia atau HRIS (human resource information sistem). Sistem informasi sumber daya manusia (SISDM) atau human resources information sistem (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir tata kelola dan tata laksana manajemen sumber daya manusia di perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan decision support sistem dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan.

Karakteristik informasi yang dipersiapakan dalam Sistem Informasi Sumber Daya Manusia adalah:

a. Timely (tepat waktu)

b. Accurate (akurat)

c. Concise (ringkas)

d. Relevant (relevan)

e. Complete (lengkap)

Komponen Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Komponen sistem informasi sumber daya manusia terdiri dari:

a. Sistem input sumber daya manusia

Sistem ini terdiri dari tiga bagian yaitu dua bagian untuk mendapatkan data internal dan satu bagian untuk mendapatkan data eksternal. 

1) Sumber data internal dapat terdiri dari dua bagian yaitu :

• Data keuangan yang dapat diambil dari basis data akuntansi. Sistem SIA (Sistem Informasi Akuntansi) menyediakan data akuntansi bagi HRIS sehingga database berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personil baik keuangan maupun non keuangan. Contoh elemen akuntansi adalah upah per jam, gaji bulanan, pendapatan kotor saat ini, dan pajak penghasilan tahun berjalan. SIA menyadiakan data akuntansi bagi HRIS sehingga database berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personil keuangan dan non-keuangan. Keterlibata SDM dalam aplikasi penggajian dalam bentuk penyediaan proses dan data pendukung bagi SIA. 
• Data sumber daya manusia non-keuangan dapat diperoleh melalui penelitian SDM. Sistem penelitian sumber daya manusia berfungsi untuk mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus. Contohnya:

1. Penelitian Suksesi (Succession Study) dilakukan untuk mengidentifikasi orang-orang dalam perusahaan yang merupakan calon bagi posisi yang akan tersedia.
2. Analisis dan Evaluasi Jabatan (Job Analysis and Evaluation) mempelajari setiap jabatan dalam suatu area untuk menentukan lingkup dan mengidentifikasikan pengetahuan dan keahlian yang diperlukan, 
3. Penelitian Keluhan (Grievance Studies) membuat tindak lanjut atas keluhan yang disampaikan pegawai untuk berbagai alasan. Data dari riset ini umumnya diperoleh melalui observasi dan wawancara langsung dengan responden survey daftar pertanyaan. 

2) Sumber data eksternal disebut dengan human resource intelligent data. Sistem ini mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan luar perusahaan. Elemen lingkungan yang menyediakan data ini meliputi pemerintah, pemasok, serikat pekerja, masyarakat global, masyarakat keuangan dan pesaing. 

• Intelijen Pemerintah. Pemerintah menyediakan data dan informasi yang membantu perusahaan mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan.
• Intelijen Pemasok. Pemasok mencakup perusahaan seperti perusahaan asuransi, yang memberikan tunjangan pegawai, dan lembaga penempatan lulusan universitas serta agen tenaga kerja yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru. Para pemasok ini menyediakan data dan informasi yang memungkinkan perusahaan melaksanakan fungsi perekrutan dan peneriamaan.
• Intelijen Serikat Pekerja. Serikat pekerja memberikan data dan informasi yang digunakan dalam mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja dan perusahaan. Data serikat pekerja yang dibutuhkan misalnya kontrak-kontrak kerja dengan serkat pekerja. Data pemerintah berupa aturan-aturan pemerintah tentang ketenagakerjaan misalnya upah minimum regional dan tunjangan hari raya. Sumber data lulusan universitas dapat dilakukan dengan menghubungkan sistem informasi SDM dengan situs alumni universitas-universitas yang ada. Sumber data bursa tenaga kerja dapat diperoleh dari agen-agen penyedia tenaga kerja. 
• Intelijen Masyarakat Global. Masyarakat global menyediakan imnformasi yang menjelaskan sumber daya lokal seperti perumahan, pendidikan, dan rekreasi. Informasi ini digunakan untuk merekrut pegawai dalam skala lokal, nasional dan internasional, dan untuk mengintegrasikan pegawai yang ada ke dalam komunitas lokalnya.
• Intelijen Masyarakat Keuangan. Masyarakat keuangan memberikan data dan informasi ekonomi yang digunakan dalam perncanaan personil.
• Intelijen Pesaing. Dalam industri tertentu yang memerlukan pengetahuan dan keahlian yang sangat khusus, seperti industri komputer, sering terjadi perpindahan pegawai dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Beberapa perusahaan memandang pesaing mereka sebagai sumber pegawai baru yang baik, dan mengumpulkan informasi mengenai praktek personalia pesaing, dan mungkin informasi perorangan yang berpotensi untuk direkrut.

b. Sistem output sumber daya manusia

1) Bentuk dasar Output

Pemakai HRIS biasanya menerima output dalam bentuk laporan periodik dan jawaban atas database queries. Model matematika digunakan dalam beberapa hal, dan ada yang menggunakan sistem pakar.

2) Perangkat lunak HRIS

Perangkat lunak sistem output yang digunakan oleh perusahaan HRSP kadang berbentuk siap pakai (Prewritten) yang dibeli dari pemasok perangkat lunak, atau kadang dikembangkan sendiri oleh perusahaan. Lebih banyak perangkat lunak pesanan (custom) yang dikembangkan bersama oleh sumber daya manusia dan jasa informasi daripada oleh SDM atau jasa informasi sendiri, dan tampaknya sedikit yang diproduksi oleh perusahaan luar.

Enam macam kelompok output dapat dihasilkan oleh sistem informasi sumber daya manusia, yaitu;

1. Informasi-informasi tentang perencanaan tenaga kerja, merupakan yang dibutuhkan oleh para menejer atas untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja dalam jangka pendek dan jangka panjang. Informasi ini meliputi informasi untuk analisis perputaran tenaga kerja dan perencanaan tenaga kerja itu sendiri. 
2. Informasi tentang pengadan tenaga kerja atau rekruitmen merupakan informasi-informasi yang dibutuhkan untuk pengadaan tenaga kerja secara eksternal dan internal. Informasi ini diantaranya adalah informasi pasar tenga kerja, penjadwalan wawancara, perekruitan, dan analisis rekruitmen. 
3. Informasi-informasi tentang pengelolaan tenaga kerja, merupakan informasi yang dibutuhkan untuk mengelola sumber daya manusia didalam organisasi. Informasi-informasi meliputi informasi-informasi pelatihan, penilaian atau evalusi kerja, avaluasi keahlian, karier, reolokasi jabatan, suksesi, kedisiplinan. 
4. Informasi-informasi tentang kompensasi meliputi informasi tentang penggajian dan kompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam kerja, perhitungan gaji dan bonus, analisis kompensasi dan perencanaan kompensasi. 
5. Informasi-informasi tentang benefit yang diterima oleh karyawan. Benefit berbeda dengan kompensasi. Kompensasi lebih insentif yang dihubungkan dengan kinerja karyawannya, sedangkan benefit lebih ke manfaat tambahan yang diterima karyawan seperti dana pensiun. 
6. Informasi-informasi tentang lingkungan kerja. Informasi ini berhubungan dengan keluhan-keluhan, kecelakaan selama kerja, kesehatan karyawan dan lingkungan kerjanya. 

c. Database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia 

Meningkatnya kerumitan masalah yang berhubungan dengan personil, disebabkan oleh banyaknya peraturan pemerintah dan meluasnya pilihan benefit, membuat penyimpanan data dalam komputer sebagai suatu keharusan. Bagi database SDM berbasi komputer, tersedia beberapa alternatif dalam hal isi. Lokasi dan manajemen pemasukan data.

1) Isi database

HRIS dapat berisi data yang menjelaskan tidakhanya pegawai, tetapi juga organisasi dan perorangan di lingkungan perusahaan. Elemen-elemen lingkungan mempengaruhi sumber daya manusia dalam beberapa cara.

2) Lokasi database

Dalam perusahaan HRSP, sebagian besar database HRIS ditempatkan pada komputer sentral perusahaan, tetapi yang lain berada di SDM, pada divisi operasi lain, dan diluar pusat pelayanan.

3) Perangkat lunak manajemen

Unit HRIS telah menerapkan sistem manajemen database (DMBS) untuk mengelola database HRIS mereka. 

4) Database

Data dimasukkan ke dalam database dari beberap sumber, menurut penelitian HRSP.

Kegiatan utama SDM

SDM mendukung area fungsional lain dengan membantu mendapatkan personil baru, mempersiapkan personil untuk melakukan tugasnya, dan menangani semua pencatatan yang berhubungan dengan pegawai dan mantan pegawai. Dalam memenuhi tanggung jawabnya, SDM melaksanakan empat kegiatan utama yaitu;

a. Perekrutan & penerimaan.

SDM membantu membawa pegawai baru ke dalam perusahaan dengan memasang iklan lowongan kerja di koran, memberitahukan posisi yang diminta kepada agen kerja swasta maupun pemerintah, melakukan wawancara pemilihan di kampus dan di fasilitas perusahaan, dan mengurus ujian bagi para pegawai. SDM selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.

b. Pendidikan dan Pelatihan

Selama periode kepegawaian, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai. Contohnya, staff SDM dpat membantu analis sistem dalam melatih pemakai selama tahap penerapan dari siklus hidup sistem.

c. Manajemen Data

SDM menyimpan database yang berhubungan dengan pemakai dan memproses data untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.

d. Penghentian dan Administrasi Tunjangan

Ketika pegawai berhenti bekerja, SDM memproses kertas kerja yang diperlukan dan kadang melakukan wawancara keluar. Salah datu tujuan wawancara ini untuk belajar bagaimana perusahan dapat memberikan pelayanan yang lebih baik bagi pegawainya di masa yang akan datang. Setelah penghentian, SDM mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak.

Saat pegawai bekerja untuk perusahaan, mereka tidak dikelola oleh SDM, tetapi oleh manajer area tempat mereka bekerja. SDM karena itu melaksanakan fungsi pendukung, memudahkan arus sumber daya personil melalui perusahaan.

Manajemen sumber daya manusia tidak terjadi pada lingkungan yang statis, tapi pada lingkungan yang selalu berubah. Karena itu proses pengolahan sumber daya manusia di perusahaan tidak pernah berhenti demi mendapatkan sumber daya yang sesuai dengan waktu dan tugas yang ahrus dipikulnya. Beberapa proses yang dilakukan dalam mengolah sumber daya manusia adalah: 

a. Perencanaan SDM, aktivitas ini dimaksudkan untuk mendapatkan sumber daya manusia yang selalu sesuai dengan kebutuhan. Tujuan ini dilakukan dengan melakukan analisis terhadap infomasi yang berkaitan dengan SDM yang ada diperusahaan saat ini seperti;

1) Informasi keahlian yang dimiliki dan yang diperlukan, lowongan pekerjaan yang ada dan rencana penambahan atau pengurangan karyawan dibagian tertentu.

2) Informasi tentang lingkungan seperti informasi tentang pasar tenaga kerja.

Dalam pelaksanaa sumber daya manusia ada dua aspek yang harus dipertimbangkan, seperti;

• Kebutuhan SDM dimasa mendatang dengan menentukan berapa jumlah, jenis dan tingkat keahlian SDM yang diperlukan 
• Keseimbangan SDM dimasa mendatang dengan membandingkan kebutuhan SDM dimasa mendatang dengan jumlah karyawan saat ini yang diperkirakan tetap bergabung dengan organisasi.
• Penerimaan atau pemutusan hubungan kerja berdasarkan kondisi SDM saat ini dan kebutuhan dimasa datang.
• Pengembangan SDM yang dimaksudkan untuk menjamin terpenuhnya kebutuhan organisasi akan karyawan yang memiliki kemapuan dan penglaman yang sesuai.

b. Penerimaan, aktivitas ini berkaitan dengan masalah pengadaan SDM yang sesuai dengan kebutuhan yang telah direncanakan. Pencarian SDM biasanya dilakukan melalui Koran, internet, penyalur tenaga kerja, dari mulut kemulut dan mencari kekapus-kampus.

c. Pemilihan, aktivitas ini dilakukan dengan mengevaluasi informasi yang diperoleh dari formulir pendataran atau lamaran yang diterima, interview, berbagai macam tes, seperti tes iQ dan EQ dan lain bentuk informasi yang dianggap perlu oleh manajemen SDM dalam penyeleksian untuk mendapatkan SDM yang sesuai denga rencana yang telah ditentukan. 

d. Sosialisasi, aktivitas ini dilakukan untuk membantu SDM yang baru diterima agar dapat beradaptasi dengan lingkungan intern organisasi. SDM baru tersebut diperkenalkan dengan rekan-rekan barunya serta tanggung jawab yang diembannya.

e. Pelatihan dan pengembangan, aktivitas pelatihan dimaksudkan untuk meningkatkan kinerja SDM saat ini agar mampu melaksanakan tugas yang diberikannya secara efektif dan efisien, sedangkan program pengembanganya dimaksudkan untuk mempromosikan SDM tersebut. 

f. Penilaian kerja, aktivitas ini dilakukan dengan mambandingkan antara kinerja secara individu/organisasi/sub organisasi dengan standar yang telah ditentukan.

g. Promosi, mutasi, penurunan pangkat, pemecatan, aktivitas ini mencerminkan nilai SDM tertentu bagi organisasi perusahaan. SDM yang menunjukan kinerja yang baik akan dipromosikan ke jabatan yang lebih tinggi atau ditingkatkan keahliannya sedangkan SDM yang memiliki kinerja rendah akan diturunkan pangkatnya, dipindahkan ke posisi yang kurang penting atau dipecat.

Karir Di Bidang Teknologi Informasi

Secara umum karir dibidang teknologi informasi atau komputer dapat dibedakan menjadi sebagai berikut :

• Ahli SI yaitu seorang ahli dalam melakukan analisa dan menyusun suatu program atau sistem informasi. Ahli S1 ini dapat dikelompokan menjadi sistem analis dan pemograman.
• Ahli ilmu komputer, yaitu seorang yang mampu mengembangkan sistem komputer baik software maupun hardware.
• Ahli hardware, yaitu orang yang memiliki keahlian dala merakit, menginstal, dan melakukan perawatan secara teknis peralatan-peralatan komputer, termasuk didalamnya jaringan komputer dan internet.
• Operator, yaitu orang yang bertugas untuk mengoperasikan dan mengawasi sistem komputer dan S1 yang diimplementasikan didalam perusahaan. Disamping itu, ia juga bertugas untuk memasukan data-data awal maupun data transaksi.

SIKLUS BUKU BESAR DAN PELAPORAN KEUANGAN

Manfaat & Perbedaan Komputer Berbasis Sistem Buku Besar 

1. Data transaksi dapat ditangkap oleh perangkat elektronik dan disimpan pada media magnetik, bukan pada dokumen hard copy 
2. Data transaksi dapat diverifikasi oleh pemeriksaan sunting diprogram, untuk mendeteksi dan mencegah kesalahan, bukan oleh manusia 
3. Data ditambahkan dengan mudah dapat ditangkap, dalam rangka untuk mengidentifikasi transaksi dengan karyawan individu atau unit organisasi 
4. Transaksi dapat dengan cepat dikirim langsung ke buku besar, bukannya susah payah masuk ke jurnal dan kemudian diposting 
5. Transaction Processing, termasuk meringkas jurnal dan buku besar dan komputasi total neraca saldo, dapat dilakukan lebih cepat dengan lebih sedikit kesalahan 
6. Laporan Keuangan dan ringkasan keuangan lainnya dapat disiapkan setiap saat selama periode akuntansi, bukannya ditunda sampai akhir periode, lebih lanjut, buku besar dapat tetap seimbang sepanjang waktu 
7. Daftar rinci jurnal dan buku besar, yang mencerminkan semua transaksi individu daripada ringkasan, dapat dicetak untuk ulasan menyeluruh 
8. Laporan Pengelolaan diperlukan dapat disiapkan dengan cepat dan mudah dari data transaksi disimpan, menggunakan program komputer yang disimpan
9. Berbagai macam laporan manajerial dan analisis juga dapat dibuat dari data yang disimpan dalam file terkait, sehingga memberikan manajer dan karyawan informasi yang berguna.

Peran Sentral Buku Besar & Siklus Pelaporan Keuangan

1. Masukan utama ke buku besar dan siklus pelaporan keuangan umum adalah output dari semua siklus lainnya.
2. Buku besar umum menyediakan bagan struktur account, yang menggabungkan sisi keuangan dan manajerial akuntansi.

Tujuan dari Sistem Buku Besar 

1. Untuk mencatat semua transaksi akuntansi cepat dan akurat
2. Untuk memposting transaksi tersebut ke rekening yang tepat
3. Untuk menjaga persamaan debit dan kredit saldo antara rekening
4. Untuk mengakomodasi diperlukan menyesuaikan entri jurnal
5. Untuk menghasilkan laporan keuangan yang handal dan tepat waktu yang berkaitan dengan setiap periode akuntansi

Sumber Potensi Input Data

1. Transaksi eksternal Rutin

2. Transaksi internal Rutin

3. Transaksi non-rutin

4. menyesuaikan entri

a. akrual

b. penangguhan

c. Re-evaluasi

d. Koreksi

5. jurnal pembalik

6. jurnal penutup

Informasi Keluaran

Laporan keuangan dapat diklasifikasikan sebagai:

1. Analisis Buku Besar

Dua analisis yang dihasilkan sebagai perangkat kontrol adalah daftar jurnal umum dan laporan perubahan buku besar.

2. Laporan Keuangan

Laporan keuangan yang paling penting adalah neraca, laporan laba rugi, dan laporan arus kas. Pernyataan-pernyataan yang didasarkan terutama pada informasi dalam buku besar, disediakan untuk berbagai stakeholder di luar perusahaan. Selain pemegang saham atau pemilik, informasi tersebut disediakan untuk instansi pemerintah, kreditor, calon pemilik, dan analis keuangan. Kebanyakan versi pernyataan ini disusun dan disebarluaskan untuk memenuhi kewajiban hukum. Dengan demikian SIA harus memasukkan aturan dan prosedur yang memastikan bahwa laporan keuangan dan turunannya melaporkan sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum.

3. Laporan Manajerial

Data yang digunakan untuk menyusun laporan keuangan juga digunakan untuk menghasilkan laporan manajerial. Namun, laporan untuk manajer cenderung lebih detail dan analitis daripada bagi para pemangku kepentingan luar. Dua kategori analisis manajerial dan laporan adalah yang didasarkan pada rekening buku besar dan yang berfokus pada pusat tanggung jawab.

a. Analisis Berorientasi akun

Analisis berdasarkan mayor, tetapi akun buku besar secara individual sering diberikan kepada manajer. Contohnya termasuk analisis penjualan rusak, turun produk atau pasar, analisis kas dipecah oleh jenis penerimaan dan pengeluaran, dan analisis piutang dipecah oleh pelanggan dan usia jumlah yang jatuh tempo.

b. Tanggung Jawab Berorientasi Laporan

Laporan pertanggungjawaban diperlukan untuk membantu dalam mengevaluasi kinerja. Sebuah laporan pertanggungjawaban yang efektif mengusut inefisiensi biaya individual atau komponen pendapatan dan memotivasi manajer yang bertanggung jawab untuk mengambil tindakan korektif.

Manajemen Data

1. Pendekatan Berorientasi File

a. Master File Buku Besar

File ini merupakan jantung dari database akuntansi. Setiap record menunjukkan status dari akun buku besar tunggal, serta ringkasan dari transaksi yang mempengaruhi akun.

b. File Jurnal Voucher 

File transaksi ini berisi semua rincian penting tentang setiap transaksi yang telah diposting ke buku besar selama periode berjalan.

c. History File Buku Besar

File ini berisi data aktual tentang rekening buku besar umum untuk setiap bulan selama beberapa tahun terakhir. Hal ini dapat digunakan untuk menghasilkan laporan keuangan masa lalu dan informasi tren keuangan terkait.

d. Pusat Tanggung Jawab Master File

File ini berisi pendapatan aktual dan biaya untuk berbagai divisi, departemen, pusat kerja, dan pusat pertanggungjawaban lain dalam perusahaan. Hal ini digunakan dalam penyusunan laporan tanggung jawab manajer.

e. Anggaran Master File

File ini berisi jumlah yang dianggarkan dari aset, kewajiban, pendapatan, dan biaya yang dialokasikan untuk berbagai tanggung jawab pusat perusahaan.

f. Format File Laporan Keuangan 

File ini berisi informasi yang diperlukan untuk menghasilkan format dari berbagai  laporan keuangan.

2. Pendekatan Data-Base

Dalam basis data relasional, isi buku besar dan siklus pelaporan keuangan akan sangat mirip dengan file yang disebutkan di atas. Namun, data dalam setiap file akan diatur sebagai struktur record atau tabel normalisasi (hubungan). Sebagai contoh, dalam tabel buku besar, masing-masing akun akan tercermin sebagai baris dengan atribut yang sesuai, termasuk nomor rekening sebagai kunci utama, total dari debit dan kredit untuk setiap bulan selama tahun berjalan, serta jumlah dianggarkan untuk setiap bulan. Dalam perusahaan besar, atribut rekening buku besar mungkin termasuk unit organisasi sebagai divisi dan departemen, dengan unit diidentifikasi oleh kode dan digunakan sebagai kunci asing.

Pengendalian Internal

1. Eksposur risiko

Risiko yang dapat terjadi pada buku besar meliputi:

• Jurnal entri yang salah disiapkan dalam beberapa cara, seperti debit dan kredit tidak sama atau jumlah (misalnya beban penyusutan) berdasarkan perhitungan tidak akurat.
• Jurnal entri yang salah posting ke buku besar, baik sehubungan dengan jumlah debit / kredit dari periode akuntansi
• Transaksi yang tidak dicatat sebagai jurnal entri atau yang tidak diposting ke buku besar, karena beberapa kejadian seperti kehilangan dokumen sumber.
• Jurnal entri yang tidak diotorisasi, apakah karena pengawasan atau maksud penipuan.
• Saldo rekening kontrol yang menjadi tidak seimbang dengan total saldo dalam buku besar pembantu.
• Ketidakseimbangan antara rekening yang berisi saldo debit dan saldo kredit.
• Cacat atau rusak dalam jejak audit yang menghubungkan saldo buku besar dengan dokumen sumber.
• Intersepsi data yang dikirimkan melalui web.
• Akses tidak sah ke data dan tampilan bersyarat melalui web.
• Perubahan tidak sah ke data keuangan perusahaan melalui web.
• Perincian server web karena kejadian tak terduga.

2. Kontrol Umum

• Kontrol Organisasi. Fungsi posting jurnal voucher ke buku besar umum harus terpisah dari fungsi penyusunan dan penyetujuan jurnal voucher, mempertahankan hak atas aset fisik, dan menyiapkan saldo neraca.
• Kontrol Dokumentasi. Dokumentasi lengkap dan up to date tentang buku besar dan siklus pelaporan keuangan harus tersedia.
• Kontrol Akuntabilitas Aset. Buku pembantu harus dipertahankan untuk semua akun yang memiliki volume yang cukup. Total saldo dalam semua buku besar pembantu yang didirikan harus direkonsiliasi secara berkala pada saldo akun buku besar.
• Pengendalian Praktek Manajemen. Kebijakan dan praktik yang sehat harus dibentuk dan diikuti sehubungan dengan sumber daya manusia yang bekerja di area buku besar, untuk penganggaran operasional dan akuntansi pertanggungjawaban, dan audit kegiatan buku besar.
• Mengontrol Operasi Pusat Data. Jadwal pemrosesan komputer harus ditetapkan dengan jelas, termasuk yang berkaitan dengan prosedur akhir periode.
• Kontrol Otorisasi. Jurnal voucher sebagai dokumen sumber kunci untuk prosedur buku besar, harus disahkan oleh manajer di departemen mana transaksi tersebut muncul.
• Kontrol Akses.

Berbagai kontrol akses dan ukuran keamanan diperlukan, diantaranya adalah sebagai berikut:

• Password diperlukan sebelum pegawai dapat mengakses catatan dalam sistem buku besar dan masukkan jurnal entri.
• Terminal khusus disediakan untuk masuknya data jurnal voucher.
• Akses log dipelihara oleh sistem untuk mengawasi semua akses dan entri.
• Transaksi yang melibatkan jurnal dicatat pada saat masuk.
• Semua catatan buku besar sering dibuang ke pita magnetik untuk cadangan.

3. Kontrol Aplikasi

Prosedur pengendalian berikut ini berlaku untuk transaksi buku besar umum dan laporan keuangan yang diatur oleh input, proses, dan output.

Kontrol input meliputi:

• Mempersiapkan nomor dan jurnal voucher  yang dirancang dengan baik yang disetujui oleh orang yang tepat.
• Validasi data pada jurnal voucher.
• Mengoreksi kesalahan yang terdeteksi sebelum data jurnal entri diposting ke buku besar.
• Kompilasi jurnal penyesuaian standar pada file disk magnetik.
• Pra penghitungan batch kontrol total.

Pengawasan proses meliputi:

• Posting data jurnal entri ke akun buku besar, dengan pemeriksaan yang sedang dilakukan sebelum dan sesudah posting.
• Menjumlahkan total yang diposting ke akun buku besar dan kemudian membandingkan total yang diposting dengan pra penghitungan batch kontrol total.
• Membentuk dan memelihara jejak audit yang memadai.

Pengendalian output meliputi:

• Mempersiapkan neraca saldo.
• Mempertahankan log atau file jurnal voucher dengan nomor dan memeriksa secara berkala.
• Mencetak periode listing akhir, dan mengubah laporan untuk ditinjau oleh akuntan sebelum laporan keuangan disusun.
• Meninjau laporan keuangan dan output lainnya untuk kebenaran dan kewajaran.
• Audit prosedur buku besar.

4. Prosedur Keamanan Web

• Otentikasi. Nomor identifikasi pengguna dan password sangat diperlukan.
• Otorisasi. Untuk memastikan bahwa perubahan pada catatan keuangan perusahaan dibuat melalui web oleh orang yang berwenang, perusahaan harus menggunakan daftar kontrol akses, yang berisi identifikasi pengguna yang berwenang dan tingkat otorisasi mereka.
• Akuntabilitas. Perubahan yang dilakukan terhadap catatan keuangan melalui web harus didokumentasikan.
• Transmisi Data. Dalam rangka untuk menjaga kerahasiaan dan integritas data yang ditransmisikan melalui web, enkripsi harus digunakan.
• Kontingensi Bencana dan Rencana Pemulihan. Prosedur cadangan yang tepat termasuk toleransi kesalahan harus dilaksanakan untuk meminimalkan gangguan yang tak terduga. Sebuah rencana pemulihan juga harus dirancang untuk memastikan rekonstruksi data yang hilang.

Sumber:

1. Wilkinson, J.W., Cerullo, M.J., Raval, V. & Wong-On-Wing, B., (2000), Accounting Information System-Essential Concepts and Applications, Fourth edn, John Wiley and Sons, Inc., Danvers.
2. http://datakuliah.blogspot.com/2009/11/siklus-pemrosesan-transaksi-sia-arus.html
3. http://p3m.amikom.ac.id/pics/Jurnal_MANAJERIAL_Edisi_September_2007.pdf
4. http://peni.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/2230/armes2k-detail.pdf