CASE STUDY: Watt Widget Company

Watt Widget Company memproduksi pernak-pernik dan membeli sebagian produk untuk dijual kembali tanpa ada proses tambahan. Proses produksi relative sederhana, dengan proses rendah teknologi dan banyak operasi yang dikendalikan secara manual. 

Agen pembelian menggunakan berbagai sumber informasi untuk menentukan kapan dan berapa banyak yang harus dipesan. Tiga lembar formulir permintaan pembelian diterima dari berbagai supervisor, yang memuat informasi mengenai bahan apa yang dibutuhkan dan berapa banyak bahan tersebut dibutuhkan. 

Pesanan penjualan yang belum terpenuhi dan laporan produk jadi per minggu digunakan untuk mengevaluasi produksi saat ini dan menghitung perencanaan produksi di masa yang akan datang, dan  me-review bahan baku yang masih ada di tangan. Agen pembelian me-review file kartu persediaan yang ada untuk memastikan sejarah penggunaan dan waktu tunggu pemasok pesanan setiap pemasok. Saat pesanan besar diterima oleh manajer penjualan, ia memberitahu agen pembelian sehingga ia bisa mengevaluasi kebutuhan bahan baku.

Agen pembelian menyiapkan tiga lembar pesanan pembelian, menelaahnya dengan manajer penjualan, dan mendapatkan tanda tangannya sebelum mendistribusikan pesanan. Agen pembelian akan mendistribusikan salinan pesanan  pembelian. Salinan 1 untuk pemasok, salinan 2 untuk supervisor gudang, dan salinan 3 diarsip diurut berdasarkan alphabet pemasok. Agen pembelian juga menyiapkan sebuah catatan pesanan pembelian untuk mengendalikan semua pesanan yang diterbitkan dan untuk menjamin bahwa pesanan telah diterima dan dilaporkan dalam laporan penerimaan barang. 

Saat bahan baku diterima, karyawan bagian penerimaan menghitung bahan dan menyiapkan tiga lembar formulir penerimaan barang. Salinan 1 untuk agen pembelian, salinan 2 untuk akuntan biaya, salinan 3 disimpan dan diarsip urut bernomor. Bila bahan yang diterima adalah produk jadi, karyawan penerimaan mengirimkan salinan pertama laporan penerimaan ke manajer penjualan, yang membuat salinan untuk memperbaharui catatan persediaan barang jadi dan kemudian meneruskan salinan asli ke agen pembelian. Bila pesanan selesai, karyawan penerimaan juga mengirimkan salinan pesanan pembelian mereka ke agen pembelian, yang akan menggunakannya untuk menyatakan penerimaan bahan pada catatan pesanan pembeliannya. Akuntan biaya menggunakan salinan laporan penerimaannya untuk memposkan jumlah yang diterima ke catatan kartu bahan baku. Kemudian ia mengarsipkan laporan itu dalam urutan numeris, guna memastikan kelengkapan nomor.

Penjadwalan dan pengendalian produksi didasarkan pada review laporan mingguan barang jadi yang ada dan produk yang dipesan dan atas review barang dalam proses. Tidak ada sistem formal untuk mengevaluasikan kinerja toko atau untuk menelusuri arus pesanan melalui toko. 

Saat menentukan kualitas produk yang diperlukan, supervisor produksi membuktikan ketersediaan bahan baku yang diperlukan dengan supervisor gudang. 

Sementara ini, tidak ada sistem prioritas yang formal yang dibuat untuk menentukan barang jadi yang mana yang harus diserahkan ke toko, supervisor produksi hanya mempertimbangkan permintaan pesanan dan barang yang diserahkan ke toko untuk produksi didasarkan pada penilaian prioritasnya. 

Bahan baku dikeluarkan dari gudang atas permintaan supervisor produksi, dan tanda tangan diperoleh dari karyawan produksi pada formulir pengiriman bahan. Formulir itu digunakan untuk memperbaharui arsip persediaan bahan baku. Pada saat menerima bahan baku, produksi akan mulai dijalankan. Sekali waktu, pemeriksaan jumlah yang dibuat pada berbagai stasiun kerja dalam proses produksi dilakukan untuk menghitung jumlah produk, namun tidak ada pengendalian produksi formal atas produk dalam proses.

Kuantitas dan deskripsi  bahan baku yang dikirimkan dari gudang ke area produksi dicatat pada lembar pengiriman bernomor. Pada waktu yang sama lembar pengiriman ini diposkan pada arsip persediaan perpetual, dan didapat biaya unit bahan sebenarnya didapatkan dari kartu persediaan. Lembar pengiriman diringkas untuk pencatatan jurnal bulanan, mengkreditkan bahan baku dan mendebet barang dalam proses. 

Jumlah barang yang dihasilkan dan tarif pembayaran per 100 unit barang jadi dicatat pada lembar waktu oleh karyawan produksi. Jumlah ini diringkas untuk jurnal dalam sistem penggajian. Total upah per unit produk dibebankan ke dalam barang dalam proses. Upah yang didasarkan atas hari kerja untuk pekerjaan yang tidak terkait dengan unit produksi akan dicatat sebagai BOP. BOP dibebankan ke produk dalam proses dengan tarif standar 200% dari harga barang. Tidak ada rincian pesanan produksi atau catatan perpetual yang dibuat untuk merekam bahan baku, tenaga kerja dan pembebanan biaya overhead ke barang dalam proses.

Saat pekerjaan selesai dan dikemas untuk ditransfer ke dalam barang jadi atau siap untuk dikirimkan, kuantitas dan deskripsi barang jadi dicatat pada lembar pengiriman barang dagangan yang bernomor urut tercetak. Karyawan departemen pengiriman bertanggung jawab untuk ketepatan lembar tersebut, mereka menuliskan inisial nama mereka pada setiap baris item sebagai bukti verifikasi atas keabsahan data dalam lembar transfer tersebut. Rangkaian numeris lembar pemindahan berbeda diarsipkan oleh setiap departemen produksi. Setelah memperoleh persetujuan dari departemen pengiriman, lembar pengiriman diteruskan ke manajer penjualan. Manajer penjualan mengecek nomor atas semua lembar transfer dan memasukkan nomor katalog dan kuantitas ke dalam terminal komputer untuk memperbaharui file persediaan barang jadi. Pada akhir bulan, disiapkan laporan ringkasan persediaan, yang berisi kuantitas dan biaya standar semua transfer barang dalam proses menjadi barang jadi. Untuk menggantikan biaya standar unit yang dinilai terlalu rendah, maka nilai standar dinaikkan sebesar 30% untuk membuat ayat jurnal, mengkredit barang dalam proses dan memdebet barang jadi. 

Karyawan produksi dibayar atas tarif per unit produk yang dihasilkan dengan garansi tarif minimum per hari untuk setiap pekerjaan dan untuk pekerjaan tertentu yang tidak bertarif. Setiap karyawan bertanggung jawab untuk memperhitungkan unit produksinya dan jam kerja atas setiap pekerjaan, mencatat informasi ke dalam lembar waktu mingguan, dan memperoleh persetujuan dari supervisor departemen. Baru-baru ini, beberapa orang ditugaskan ke dalam beberapa bagian departemen untuk mengecek kuantitas yang dilaporkan dalam beberapa departemen.

Baik kartu jam dan lembar waktu dikirimkan ke karyawan penggajian, yang bertugas mengecek hasil kali jumlah produk dengan tarif upah per produk, serta menghitung jam kerja, hari kerja, dan gaji. Karyawan menelaah kartu jam untuk menentukan apakah lembar waktu tertentu ada yang hilang, tetapi ia tidak mencocokkan jam kerja di kartu dengan jam kerja lembar waktu. Lembar waktu kemudian dikirimkan ke biro pelayanan komputer untuk persiapan cek dan jurnal penggajian. Lembar pemindahan diteruskan dengan lembar waktu ke biro pelayanan yang berisi ruang untuk menunjukkan total batch dari upah kotor per kategori pendapatan. Saat ini total batch ini tidak dihitung. 

Cek yang disiapkan oleh bank diteruskan ke manajer, ia akan memisahkan cek per departemen. Cek dan jurnal kemudian diberikan kepada controller untuk ditelaah. Bila ditemukan kesalahan, cek itu dibatalkan, dan akan dibuat sebuah cek baru sesuai jumlah yang benar, dan catatan penggajian dikoreksi dalam periode berikutnya. Manajer akan membagikan cek itu kepada karyawan.

Jurnal penggajian memberikan subtotal dari upah per unit barang, upah jam kerja, upah lembur, cuti, sakit, dan pembayaran bonus. Saat ini, total dari pemisahan ini dicatat dalam buku besar umum tetapi tanpa rincian per departemen selaian pemisahan antara gudang, pengiriman, dan upah lainnya. Jurnal penggajian tidak memberikan pelaporan atas produk atau pekerjaan. 

Akuntan biaya baru memulai mengembangkan sebuah program komputer untuk mengakumulasikan dan mencetak lembar biaya produk dengan menggunakan sistem pembagian waktu. Rancangan program belum selesai dikerjakan. Perusahaan berencana untuk mengotomatisasi akumulasi lembar biaya dan proses pencetakan dengan tujuan untuk mempercepat revisi biaya standar. Pertimbangan diberikan untuk mengotomatisasikan catatan persediaan perpetual bahan baku dan menggunakan arsip ini dalam program biaya standar. Namun, sebelum hal ini bisa dilakukan, item bahan baku harus diberi kode, dan prosedur serta program untuk memperbaiki catatan persediaan tersebut harus dirancang dan diimplementasikan.

Watt mengandalkan perhitungan fisik persediaan tahunan untuk menentukan jumlah yang ada sekarang. Hitungan ini tidak langsung direkonsiliasi dengan catatan persedian perpetual karena kesulitan dalam menentukan item tertentu. Layout gudang saat ini tidak terorganisasi secara logis, seperti mana yang digunakan sebagai area untuk penyimpanan suku cadang, ruang wadah, atau area kerja produksi. Tampak jelas tidak ada standar keteraturan yang diterapkan (misalnya pecahan dan robekan dus). Faktor-faktor ini membuat kesulitan dalam menemukan item barang yang diinginkan dan perhitungan fisik yang tidak akurat.

DIMINTA:

Analisislah prosedur yang terkait dengan pengendalian produksi dan persediaan yang ada di Watt!

Prosedur-prosedur yang Terkait:

1. Pemesanan Barang

Formulir pesanan pembelian yang dibuat 3 rangkap yang didistribusikan kepada pemasok, supervisor gudang, dan agen pembelian serta telah ditandatangani oleh manajer penjualan sehingga setiap pesanan yang dilakukan telah disetujui oleh manajer penjualan dan masing-masing pihak yang terkait (pemasok, supervisor gudang, dan agen pembelian) memiliki data pesanan pembelian yang sama. Selain itu, digunakan catatan pesanan pembelian untuk mengontrol pesanan yang dilakukan dan untuk memastikan bahwa pesanan telah diterima dan dilaporkan dalam laporan penerimaan barang.

2. Penerimaan Barang

Adanya salinan formulir penerimaan barang yang didistribusikan kepada agen pembelian, akuntan biaya, dan bagian penerimaan, sehingga jumlah barang yang diterima dapat diketahui oleh masing-masing pihak yang terkait. Agen pembelian dapat melakukan pengendalian dengan mencocokkan barang yang diterima dan yang dipesan. Akuntan biaya dapat mengontrol dengan melihat apakah barang yang diterima telah sesuai dengan kebutuhan dan melakukan pencatatan kuantitas bahan baku yang diterima dalam kartu persediaan. Selain itu, formulir penerimaan dan laporan penerimaan yang telah diurutkan berdasarkan nomor, sehingga dapat diketahui apabila ada barang yang tidak diterima oleh bagian penerimaan karena nomornya tidak berurut.

3. Produksi

Pengeluaran bahan baku didasarkan pada permintaan supervisor produksi dan adanya tanda tangan karyawan produksi pada formulir pengiriman bahan, sehingga terdapat pertanggungjawaban atas bahan baku yang dikirimkan ke bagian produksi. Formulir transfer bahan baku memiliki nomor urut tercetak sehingga memudahkan dalam pelacakannya dan pengendalian penggunaan formulir tersebut. Perpindahan bahan ini juga segera dicatat pada kartu persediaan untuk menyesuaikan jumlah persediaan fisik dengan yang dicatat pada kartu persediaan.

4. Pengiriman Barang

Adanya lembar pengiriman yang bernomor urut tercetak sehingga meminimalkan adanya pengiriman yang disalahgunakan. Departemen pengiriman dan manajer penjualan telah memverifikasi adanya pengiriman barang sebelum barang benar-benar dikirimkan, sehingga setiap pengiriman barang telah diketahui baik oleh bagian penjualan maupun pengiriman barang. Laporan persediaan bulanan juga disiapkan untuk menyesuaikan dan mempertanggungjawabkan jumlah persediaan yang telah dikirimkan (terjual).

Masalah Pada Pengendalian Persediaan:

1. Layout gudang tidak terorganisasi dan tidak ada standar keteraturan yang ditetapkan, sehingga menyebabkan sulit untuk menemukan barang. Hal ini selain menghambat proses produksi juga memberikan peluang terjadinya pencurian.
2. Perhitungan fisik dengan catatan persediaan perpetual tidak direkonsiliasi dengan langsung sehingga memberi peluang terjadinya penyimpangan yang tidak terdeteksi.

Solusi Masalah Pengendalian Persediaan :

1. Layout gudang diorganisasikan, dan diadakan pemisahan antara penyimpanan suku cadang, ruang wadah, area kerja produksi, dan lain lain, serta dibuatkan catatan fisik barang-barang yang ada.
2. Antara catatan persediaan dan perhitungan fisik harus secara rutin diadakan rekonsiliasi, agar kemungkinan penyimpangan dapat diminimalisasi.

Masalah Pada Pengendalian Produksi

1. Tidak memiliki sistem formal untuk evaluasi beban toko atau menelusuri arus pesanan lewat toko.
2. Tidak memiliki sistem prioritas formal untuk menentukan barang jadi mana yang harus diserahkan ke toko.
3. Tidak memiliki pengendalian produksi formal atas produk dalam proses.
4. Upah tidak proporsional (200% dari harga barang)
5. Tidak ada rincian pesanan produksi atau catatan perpetual yang dibuat untuk merekam bahan baku, tenaga kerja dan pembebanan biaya overhead ke barang dalam proses.
6. Jam kerja pada kartu jam tidak dicocokkan dengan jam kerja pada lembar waktu.

Solusi Masalah Pengendalian Produksi

1. Membuat sistem formal yang dapat digunakan untuk mengevaluasi beban toko dan menelusuri arus pesanan lewat toko.
2. Membuat standar yang dapat digunakan untuk mengatur penilaian prioritas.
3. Membuat pengendalian formal untuk produk dalam proses.
4. Membuat standar baru untuk alokasi beban upah terhadap harga barang.
5. Membuat rincian pesanan produksi atau catatan perpetual yang dibuat untuk merekam bahan baku, tenaga kerja dan pembebanan biaya overhead ke barang dalam proses.
6. Mengadakan pengecekan kembali supaya diperoleh perhitungan gaji yang akurat.