Manajemen personalia atau manajemen personalia merupakan kumpulan aktivitas di dalam semua organisasi yang bermaksud mempengaruhi efektivitas sumber daya manusia dan organisasi.
AKTIVITAS-AKTIVITAS PERSONALIA
Pencapaian produktivitas tenaga kerja sesuai dengan yang diinginkan perusahaan harus didukung oleh kegiatan-kegiatan departemen personalia dari suatu perusahaan. Kegiatan-kegiatan tersebut adalah :
1. Perencanaan Sumber Daya Manusia
Tujuan perencanaan sumber daya manusia ini yaitu menciptakan kaitan antara seluruh strategi perusahaan dengan kondisi sumber daya manusia yang tersedia atau dengan perkataan lain, dengan adanya perencanaan sumber daya manusia maka aktivitas sumber daya manusia akan selalu konsisten dengan arah atau tujuan perusahaan.
Di dalam menyusun perencanaan sumber daya manusia, manajemen perlu membuat analisis lingkungan dan penilaian organisasional. Analisis lingkungan dimaksudkan agar manajemen dapat mengantisipasi adanya perubahan-perubahan yang mungkin akan terjadi di waktu mendatang.
Lingkungan yang dapat mempengaruhi ketersediaan tenaga kerja dapat dijelaskan sebagai berikut (Henry Simamora : 61 - 64) :
a. Lingkungan Perekonomian
Lingkungan ini dapat mempengaruhi status keuangan perusahaan yang akan dapat mempengaruhi tingkat pengeluaran, resiko dan prioritas pembelanjaan.
b. Lingkungan Sosial
Dalam hal ini, kebiasaan, sub kultur ataupun trend populasi dapat mempengaruhi organisasi. Manajer perlu memahami lingkungan sosial dimana perusahaan beroperasi, sebab ini akan berpengaruh terhadap hubungan antara pekerja dengan manajemen. Sikap, nilai sosial dan kepercayaan dapat mempengaruhi apa yang diharapkan tenaga kerja pada organisasi.
c. Lingkungan Politik
Lingkungan ini menyangkut sikap pemerintah terhadap perusahaan, peraturan ketenagakerjaan dan kesejahteraan sosial. Peraturan pemerintah yang mengharuskan perusahaan memberikan tunjangan kesehatan, penyediaan dana pensiun atau mengasuransikan tenaga kerja akan menyebabkan perusahaan berupaya untuk melaksanakannya.
d. Lingkungan Hukum
Kemajuan bidang hukum memberi perlindungan bagi para tenaga kerja untuk mendapatkan hak dan kewajibannya secara proporsional.
e. Lingkungan Pekerja
Lingkungan ini menggambarkan sikap karyawan dan masyarakat terhadap serikat pekerja.
f. Lingkungan teknologi
Disini, teknologi akan mempengaruhi keahlian pekerja yang dibutuhkan serta alat-alat kerja yang digunakan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.
2. Analisis dan Desain Pekerjaan
Analisis pekerjaan merupakan penentuan melalui pengamatan, studi dan informasi yang berkaitan dengan sifat dari suatu pekerjaan tertentu.
Dari sudut pandang departemen personalia, tujuan penyusunan analisis pekerjaan (analisis jabatan) adalah :
- Mengidentifikasi kegiatan yang akan dikerjakan
- Mengevaluasi tempat kerja yang berkaitan dengan pekerjaan
- Menentukan syarat-syarat kerja bagi karyawan
- Mengidentifikasikan informasi tentang prosedur operasional
- Menjelaskan batas-batas wewenang dan tanggung jawab.
Komponen-komponen analisis pekerjaan dapat diilustrasikan pada gambar berikut :
Analisis pekerjaan dapat memberikan manfaat :
- Mempermudah penyusunan karyawan (staffing)
- Memberi masukan dalam pembuatan desain organisasi yang efektif
- Memberi dasar perencanaan dan evaluasi kinerja karyawan
- Menjadi dasar perencanaan suksesi manajemen
- Membantu manajemen dalam menentukan perlu tidaknya diadakan program pelatihan bagi karyawan
- Memberi dasar untuk seleksi dan promosi karyawan
- Membantu manajemen dalam mengevaluasi pekerjaan untuk tujuan pemberian kompensasi
Uraian Pekerjaan (Job Description)
Adalah suatu uraian atau deskripsi tertulis tentang apa yang harus dikerjakan oleh seorang karyawan dalam suatu pekerjaan tertentu.
Manfaat adanya deskripsi pekerjaan :
- Membantu memberi gambaran yang jelas tentang tugas dan tanggung jawab pekerja.
- Memudahkan prosedur penarikan dan pelatihan tenaga kerja.
- Membantu tenaga kerja dalam merencanakan karir mereka.
Suatu uraian pekerjaan dapat memuat :
- Nama pekerjaan
- Ringkasan pekerjaan
- Tugas khusus yang harus dilaksanakan
- Hubungan antar pekerjaan
- Kecakapan karyawan dan alat kerja serta bahan yang akan digunakan
- Kondisi kerja
- Tanggung jawab yang harus dilaksanakan karyawan.
Spesifikasi Pekerjaan (Job Spesification)
Suatu spesifikasi pekerjaan menjelaskan tentang kecakapan dari seseorang dan ini digunakan sebagai persyaratan untuk mempekerjakan.
Evaluasi Pekerjaan (Job Evaluation)
Evaluasi pekerjaan merupakan kegiatan memperbandingkan suatu pekerjaan tertentu dengan pekerjaan yang lain untuk menjamin bahwa, pekerjaan tersebut dihargai secara adil.
Desain Pekerjaan (Job Design)
Desain pekerjaan merupakan proses penentuan tugas-tugas yang akan dilaksanakan, teknik yang akan digunakan untuk melaksanakan tugas tersubut bagaimana pekerjaan tersebut dengan pekerjaan lain dalam perusahaan.
Teknik desain pekerjaan dapat mempengaruhi tingkat spesialisasi dan dimensi psikologis pekerjaan. Dalam hal ini terdapat 4 (empat) desain pekerjaan (Henry Simamora, 1995 : 119-120) :
a. Simplifikasi Pekerjaan (Job Simplifikasi)
b. Rotasi Pekerjaan (Job Rotation)
c. Pemekaran Pekerjaan (Job Enlargement)
d. Pemerkayaan Pekerjaan (Job Enrichment)
3. Penarikan Tenaga Kerja (Recruitment)
Sebelum organisasi melakukan penarikan tenaga kerja, langkah awal adalah meramalkan kebutuhan akan tenaga kerja dalam jangka pendek.
Faktor yang perlu dipertimbangkan dalam menentukan jumlah tenaga kerja adalah tingkat absensi dan perputaran tenaga kerja. Tingkat absensi yang tinggi menunjukkan tingginya karyawan yang tidak masuk bekerja. Perhitungannya :
Perusahaan perlu melakukan analisis perputaran karyawan untuk menjamin tersedianya tenaga kerja dalam jumlah mencukupi. Perputaran ini merupakan petunjuk stabilitas karyawan dalam perusahaan. Semakin tinggi perputaran ini, semakin sering terjadi pergantian karyawan. Hal ini akan merugikan perusahaan sebab, perusahaan akan terbebani oleh pengeluaran :
- Biaya penarikan karyawan
- Biaya pelatihan karyawan
- Biaya atas terjadinya kesalahan produksi
- Biaya lembur karena lambannya karyawan baru dalam bekerja
Persentase perputaran tenaga kerja dapat dihitung sebagai berikut :
Sumber Penarikan Tenaga Kerja
Terdapat dua sumber penarikan tenaga kerja yaitu sumber internal dan eksternal. Keunggulan cara penarikan internal ini adalah :
a. Memberi motivasi dan promosi bagi karyawan
b. Meningkatkan moral karyawan
c. Mempertinggi loyalitas karyawan
d. Mengembangkan pribadi karyawan
Segi kelemahannya adalah menutup ide-ide baru dari luar, menciptakan pola pikir yang sempit dan mempertinggi persaingan antar karyawan.
Sumber penarikan tenaga kerja eksternal (dari luar perusahaan)
Saluran penarikan tenaga kerja dari luar perusahaan di antaranya adalah :
1. Kantor penempatan tenaga kerja
2. Lembaga-lembaga pendidikan
3. Rekomendasi dari karyawan yang telah bekerja
4. Surat lamaran yang dikirim langsung ke perusahaan
5. Para pelamar yang dating langsung ke perusahaan
6. Melalui iklan
7. Agen penempatan tenaga kerja
8. Serikat pekerja
9. Leasing (tenaga honorer)
4. Seleksi Tenaga Kerja
Proses seleksi ini dimulai dari ketika pelamar mengirimkan surat lamaran atau dating langsung ke perusahaan dan berakhir pada saat dilakukan keputusan pengangkatan.
Berbagai Jenis Tes
Berbagai jenis tes diantaranya :
- Tes Kecerdasan (Intrlligence Test)
- Tes Bakat (Aptitude Test)
- Tes Prestasi (Achievement Test)
- Tes Minat (Interest Test)
- Tes Kepribadian (Personality Test)
5. Orientasi, Pelatihan dan Pengembangan Tenaga Kerja
Orientasi merupakan kegiatan untuk mengenalkan tenaga kerja kepada organisasi/perusahaan menyangkut fungsi-fungsi, tugas-tugas dan personil-personilnya. Setelah itu dilakukan tahap induksi. Induksi merupakan aktivitas karyawan baru untuk mempelajari sejarah perusahaan, struktur organisasi, jenis produk yang dihasilkan, peraturan ketenagakerjaan, kompensasi dan tunjangan serta karyawan-karyawan yang terlibat dalam perusahaan.
Perubahan dalam perusahaan dibedakan menjadi :
1. Perubahan tujuan organisasi perusahaan
2. Perubahan faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan organisasi perusahaan.
Berbagai Perubahan yang terjadi dalam Perusahaan :
1. Perubahan Produksi
2. Perubahan Teknologi
3. Perubahan karyawan
4. Perubahan lingkungan organisasi perusahaan
Kebutuhan akan Latihan dan Pengembangan :
Tiga taraf kebutuhan akan latihan dan pengembangan dalam organisasi perusahaan :
1. Kebutuhan dalam taraf organisasi (Organizational Needs)
2. Kebutuhan pada level jabatan (Occupational Needs)
3. Kebutuhan pada taraf Perorangan/individual (Individual Needs)
Metode Latihan dan Pengembangan
1. Dua metode dasar dalam melaksanakan pengembangan karyawan :
a. Latihan (training)
Latihan adalah suatu kegiatan untuk memperbaiki kemampuan seorang karyawan dengan cara meningkatkan pengetahuan dan keterampilan karyawan dalam menjalankan suatu pekerjaan.
b. Pendidikan (education)
Pendidikan adalah kegiatan untuk memperbaiki kemampuan seorang karyawan dengan cara meningkatkan pengetahuan dan pengertian karyawan tentang pengetahuan umum dan pengetahuan ekonomi pada umumnya, termasuk peningkatan penguasaan teori dan keterampilan mengambil keputusan dalam menghadapi persoalan-persoalan organisasi perusahaan.
2. Prinsip-prinsip yang digunakan sebagai pedoman dalam melatih karyawan agar latihan dan pengembangan dapat berjalan dengan baik :
a. Adanya dorongan/motivasi yang jelas bagi peserta latihan (trainee), misalnya persiapan transfer atau promosi.
b. Adanya laporan kemajuan (progress report).
c. Adanya ganjaran/pujian (reinforcement).
d. Adanya peran serta (partisipasi) aktif dari para peserta latihan (active participation).
e. Latihan diberikan bagian demi bagian sesuai dengan prinsip belajar (principles of learning).
f. Latihan harus mengingat adanya perbedaan individual (individual differences).
g. Peserta latihan dan pelatih (trainer) yang selektif (mau dan mampu).
h. Diusahakan metode latihan yang sesuai.
Tujuan Pelatihan dan Pengembangan
1. Memutakhirkan keahlian karyawan dengan adanya kemajuan teknologi.
2. Mengurangi waktu belajar bagi karyawan baru untuk terampil dalam pekerjaan.
3. Membantu memecahkan permasalahan operasional.
4. Mempersiapkan karyawan untuk promosi.
5. Mengorientasikan karyawan terhadap organisasi.
Berbagai Jenis Metode Pelatihan dan Pengembangan
- On The Job Training
- Apprenticeship (magang)
- Rotasi Pekerjaan
- Off The Job Training
6. Penilaian Kinerja
Kinerja karyawan adalah tingkat dimana karyawan mencapai persyaratan-persyaratan pekerjaan. Penilaian kinerja ini mencakup aspek kualitatif dan kuantitatif dari pelaksanaan pekerjaan.
Sistem penilaian prestasi kerja diantaranya dengan :
- Ranking
- Perbandingan karyawan dengan karyawan
- Grading
- Skala grafis
- Check lists
7. Pemberian Kompensasi
Kompensasi dapat diartikan sebagai semua bentuk pengembalian (return) financial dan tunjangan-tunjangan yang diperoleh karyawan sebagai bagian dari sebuah hubungan kepegawaian.
Untuk jelasnya dapat digambarkan sebagai berikut :
Tujuan Pemberian Kompensasi
a. Menarik karyawan untuk bekerja
b. Menahan karyawan agar tidak berpindah pekerjaan
c. Memberi motivasi kerja
Imbalan Intrinsik dan Ekstrinsik
Dalam pemberian kompensasi terdapat dua kategori imbalan, yaitu :
- Imbalan Intrinsik
Jenis imbalan ini adalah berasal dari individu sendiri dan melekat pada aktivitas mereka serta pelaksanaanya tidak tergantung pada kehadiran atau tindakan dari orang lain.
- Imbalan Ekstrinsik
Imbalan ini berasal dari luar yang diberikan kepada tenaga kerja untuk mempengaruhi perilaku dan kinerja mereka.
8. Pemeliharaan Tenaga Kerja
Pada kenyataannya bahwa, semakin besar suatu organisasi maka akan semakin kompleks hubungan antar individu dalam organisasi atau perusahaan tersebut. Hal ini akan nampak berlainan manakala kita mengamati hubungan antar individu pada perusahaan kecil. Seringkali antara tujuan perusahaan dengan tujuan individu terjadi kesenjangan. Oleh karena itu, perusahaan perlu mengaktifkan fungsi integrasi yaitu, seluruh aktivitas untuk memahami motif dan sifat-sifat karyawan sekaligus mengetahui kebutuhan mereka.
HUBUNGAN INDUSTRIAL
Ruang Lingkup Hubungan Industrial
Ruang lingkup hubungan industrial meliputi seluruh aspek dan permasalahan ekonomi, sosial, politik, budaya dan teknologi serta lainnya baik yang langsung maupun tidak langsung berkaitan dengan hubungan antara pekerja, pengusaha dan pemerintah/masyarakat.
Pengertian dan Tujuan Hubungan Industrial Pancasila
Sesuai dengan Pedoman Pelaksanaan Hubungan Industrial Pancasila (HIP), berikut ini dipaparkan pengertian dan tujuan Hubungan Industrial Pancasila.
Hubungan Industrial Pancasila adalah suatu sistem hubungan yang terbentuk antara para pelaku dalam proses produksi barang dan jasa yang didasarkan atas nilai-nilai yang merupakan manifestasi dari keseluruhan sila-sila dari Pancasila dan UUD 1945, yang tumbuh dan berkembang di atas kepribadian bangsa dan kebudayaan nasional Indonesia.
Tujuan Hubungan Industrial adalah mengemban cita-cita Proklamasi Kemerdekaan Negara Republik Indonesia 17 Agustus 1945 didalam Pembangunan Nasional, ikut mewujudkan masyarakat yang adil dan makmur yang berdasarkan Pancasila dan UUD 1945, serta ikut melaksanakan ketertiban dunia yang berdasarkan kemerdekaan, perdamaian abadi dan keadilan sosial.
Azas-azas dalam Hubungan Industrial Pancasila
Dalam pencapaian tujuannya, Hubungan Industrial Pancasila mendasarkan diri pada azas-azas pembangunan yaitu :
a. Azas Manfaat
b. Azas Usaha Bersama dan Kekeluargaan
c. Azas Demokrasi
d. Azas Adil dan Merata
e. Azas Peri Kehidupan dalam Kesinambungan
f. Azas Kesadaran Hukum
g. Azas Kepercayaan
Dalam pelaksanaan Hubungan Industrial Pancasila berdasarkan kepada dua azas kerja yaitu :
a. Azas kekeluargaan dan gotong royong
b. Azas musyawarah untuk mufakat
Sedangkan sebagai manifestasi dari kedua azas di atas, maka HIP mendasarkan diri kepada 3 (tiga) azas kerja sama, yaitu bahwa pekerja dan pengusaha merupakan teman seperjuangan dalam :
- Proses produksi, berarti mereka wajib bekerjasama serta membantu kelancaran usaha.
- Dalam pemerataan menikmati hasil perusahaan, berarti hasil usahanya dinikmati bersama dengan bagian layak/sesuai dengan prestasinya.
- Dalam bertanggung jawab, kepada Tuhan Yang Maha Esa, bangsa dan Negara, masyarakat sekeliling, pekerja dan keluarganya dab kepada pengusaha dimana mereka bekerja.
Ciri-ciri Khusus dalam Hubungan Industrial Pancasila
1. HIP mengakui dan meyakini bahwa bekerja bukan hanya bertujuan untuk sekedar mencari nafkah saja, akan tetapi sebagai pengabdian manusia kepada Tuhannya, kepada sesama manusia, kepada masyarakat, bangsa dan Negara.
2. HIP menganggap pekerja bukan hanya sekedar faktor produksi belaka, tetapi sebagai manusia pribadi dengan segala harkat dan martabatnya.
3. HIP melihat antara pekerja dan pengusaha bukanlah mempunyai kepentingan yang bertentangan anak tetapi mempunyai kepentingan yang sama yaitu kemajuan perusahaan.
4. Dalam HIP setiap perbedaan pendapat antara pekerja dan pengusaha harus diselesaikan dengan jalan musyawarah untuk mencapai mufakat yang dilakukan secara kekeluargaan.
5. Di dalam pandangan HIP terdapat keseimbangan antara hak dan kewajiban kedua belah pihak dalam perusahaan.
6. Dalam HIP dituntut adanya saling pengertian antara karyawan dan pengusaha. Di satu pihak, pengusaha perlu menyadari dan mengakui, bahwa :
- Karyawan perlu diajak berperan serta di dalam memecahkan persoalan-persoalan perusahaan.
- Karyawan menghendaki agar pengusaha dapat memberikan upah yang layak.
- Karyawan menghendaki diberi tanggungjawab terhadap pekerjaannya dan diberi kesempatan untuk berkembang.
- Karyawan menginginkan adanya ketenangan, kepastian kerja dan diberi kesempatan untuk mengutarakan keluhan-keluhannya serta memperoleh tanggapan yang wajar dari pengusaha.
7. Di pihak karyawan dan serikat pekerja harus menyadari dan mau menerima keadaan, bahwa :
- Fungsi memimpin dan mengendalikan perusahaan berada di tangan pengusaha yang perlu dukungan dari karyawan atau serikat pekerja.
- Di samping memberikan upah/gaji dan kesejahteraan bagi karyawan, pengusaha masih harus menjamin keperluan-keperluan lain, seperti, perluasan usaha, penggantian barang-barang modal, pemberian deviden untuk para pemilik modal dan pembayaran pajak.
- Pengusaha mempunyai wewenang untuk memilih dan mengangkat karyawan untuk suatu pekerjaan tertentu.
- Keanggotaan karyawan dalam serikat pekerja tidaklah berarti mengurangi kesetiaan dan disiplin kerja karyawan terhadap peraturan perusahaan dan kepada pengusaha.
Sumber: Berbagai sumber
Izin copy ya. Makasi banyak infonya :)
BalasHapusSama2.. Ingat isi source-nya yah ^^
Hapus