Perencanaan

PENGERTIAN PERENCANAAN

Perencanaan adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang ahrus dilakukan, kapan, bagaimana, dan oleh siapa. Perencanaan yang baik dapat dicapai dengan mempertimbangkan kondisi di waktu yang akan datang dalam mana perencanaan dan kegiatan yang diputuskan akan dilaksanakan, serta periode sekarang pada saat rencana dibuat.

ALASAN-ALASAN PERLUNYA PERENCANAAN DI DALAM ORGANISASI

Perencanaan organisasi harus aktif, dinamis, berkesinambungan, dan kreatif, agar manajemen tidak hanya akan bereaksi terhadap lingkungannya, tetapi lebih menjadi peserta aktif. Ada dua alasan dasar perlunya perencanaan. Perencanaan dilakukan untuk mencapai :

1. protective benefits yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan.
2. positive benefits dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi.

TAHAP-TAHAP PERENCANAAN

Semua kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui empat tahapan, yaitu :

1. Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan. Perencanaan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja. Tanpa rumusan tujuan yang jelas, organisasi akan menggunakan sumber daya-sumber dayanya secara aktif.
2. Merumuskan keadaan saat ini. Pemahaman akan posisi perusahaan sekarang dari tujuan yang hendak dicapai atau sumber daya-sumber daya yang tersedia untuk pencapaian tujuan, adalah sangat penting, karena tujuan dan rencana menyangkut waktu yang akan datang.
3. Mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan. Segala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu diidentifikasi untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan.
4. Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan. Tahap terakhir dalam proses perencanaan meliputi pengembangan berbagai alternative kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian, alternatif-alternatif tersebut dan pemilihan alternatif terbaik (paling memuaskan) di antara berbagai alternatif yang ada.

DASAR-DASAR PENGKLASIFIKASIAN RENCANA

Ada paling sedikit lima dasar pengklasifikasian rencana-rencana, sebagai berikut :

1. Bidang Fungsional, mencakup rencana produksi, pemasaran, keuangan, dan personalia. Setiap faktor memerlukan tipe perencanaan yang berbeda. Misalnya : rencana produksi akan meliputi perencanaan kebutuhan bahan, rencana scheduling, jadwal pemeliharaan mesia dan lain sebagainya,
2. Tingkatan Organisasional, termasuk keseluruhan organisasi atau satuan-satuan kerja organisasi. Teknik-teknik dan isi perencanaan berbeda untuk tingkatan yang berbeda pula.
3. Karakteristik-karakteristik (sifat) rencana, meliputi faktor-faktor kompleksitas, fleksibilitas, keformalan, kerahasiaan, biaya, rasionalitas, kuantittif, dan kualitatif.
4. Waktu, menyangkut rencana jangka pendek, menengah, dan jangka panjang. Semakin lama rentangan waktu antara prediksi dan kejadian nyata, kemungkainan terjadinya kesalahan semakin besar.
5. Unsur-unsur rencana dalam wujud anggaran, program, prosedur, kebijaksanaan, dan sebagainya.

TIPE-TIPE PERENCANAAN DAN RENCANA

Perencanaan dan rencana dapat diklasifikasikan dalam beberapa cara yang berbeda. Cara pengklasifikasian perencanaan akan menentukan isi rencana dan menentukan bagaimana perencanaan itu dilakukan. Hal ini disebabkan beberapa alasan yaitu: perbedaan misi, waktu, dan perbedaan gaya perencanaan masing-masing manajer. 

1. Rencana-rencana strategik, yang dirancang memenuhi tujuan-tujuan organisasi yang lebih luas - mengimplementasikan misi yang memberikan alasan khas keberadaan organisasi.

Strategi adalah peranan aktif, sadar, dan rasional yang dimainkan oleh manajer untuk pencapaian tujuan-tujuan organisasi dalam pelasanaan misi. Strategi memberikan pengrahan terpadu bagi organisasi dan berbagai tujuan organisasi, dan memberikan pedoman pemanfaatan sumber daya-sumber daya organisasi yang digunakan untuk mencapai tujuan.

2. Rencana-rencana Operasional, menguraikan lebih terperinci bagaimana rencana-rencan strategik dapat dicapai.

Terdapat dua tipe rencana-rencana operasional:

1. Rencana Sekali Pakai, serangkaian kegiatan terperinci yang kemungkinan tidak berulang dalam bentuk yang sama di waktu mendatang. Sebagai contoh, perencanaan perusahaan untuk membangun gedung baru karena adanya perluasan usaha akan memerlukan rencanan sekali pakai khusus bagi proyek tersebut.

2. Rencana Tetap, merupakan pendekatan-pendekatan standar untuk penangan situasi-situasi yang dapat diperkirakan dan terjadi berulang-ulang. Wujud umum rencana tetap adalah kebijakan, prosedur, dan aturan.

Kebijaksanaan, pedoman umum pembuatan keputusan. Kebijaksanaan merupakan batas bagi keputusan, menentukan apa yang dapat dibuat dan menutup yang tidak dapat dibuat. Kebijaksanaan biasanya ditetapkan secara formal oleh para manajer puncak organisasi. Para manajer mungkin mengeluarkan kebijakan sebab, dirasa perlu untuk meningkatkan efektivitas organisasi, menginginkan berbagai aspek organisasi mencerminkan nilai-nilai kepribadiaan mereka, mereka hendak menjernihkan konflik yang terjadi di tingkat bawah.

Kebijaksanaan juga dapat muncul secara informal, dan pada tingkat bawah suatu organisasi, berasal dari serangkaian keputusan konsisten pada berbagai subjek yang dibuat melebihi seperiode waktu.

Prosedur standar, kebijaksanaan dilakukan dengan pedoman-pedoman yang lebih terperinci yang disebut dengan prosedur standar. Suatu prosedur memberikan sejumlah instruksi yang terperinci untuk pelaksanaan serangkaian kegiatan yang terjadi secara teratur. Instruksi-instruksi terperinci ini mengarahkan para karyawan dalam pelaksanaan tugas-tugas dan membantu untuk menjamin pendekatan yang konsisten pada situasi tertentu. Prosedur juga berguna untuk menghemat usaha manajerial, memudahkan pendelegasian wewenang dan penempatan tanggungjawab, menimbulkan pengembangan metode-metode operasi yang lebih efisien, memudahkan pengawasan, memungkinkan penghematan personalia, dan membantu kegiatan-kegiatan koordiasi.

Aturan, pernyataan (ketentuan) bahwa suatu kegiatan tertentu harus atau tidak boleh dilakukan dalam situasi tertentu. Aturan digunakan untuk mengimplementasikan rencana-rencana lain dan biasanya merupakan kebijaksanaan yang diikuti dalam setiap kejadiaan. Dalam pelaksanaan suatu aturan, para anggota oaganisasi tidak mempunyai pilihan selain mematuhinya.

MANFAAT PERENCANAAN

Perencanaan memilki banyak manfaat antara lain :

• Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan  yang ada pada lingkungan.
• Membantu dalam kristalisasi persesuaian pada masalah-masalah utama.
• Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas.
• Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat.
• Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi.
• Memudahkan dalam melakukan koordinasi diantara berbagai bagian organisasi.
• Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami.
• Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti.
• Menghemat waktu, usaha dan dana.

KRITERIA PENILAIAN EFEKTIVITAS RENCANA

Beberapa kriteria dapat digunakan untuk meniliai efektifitas perencanaan, yaitu mencakup:

1. kegunaan, agar berguna bagi manajemen dalam pelaksanaan fungsi-fungsinya yang lain, suatu rencana harus fleksibel, stabil, berkesinambungan, dan sederhana. 
2. Ketepatan dan obyektifitas. Rencana-rencana harus dievaluasi untuk mengetahui apakah jelas, ringkas, nyata dan akurat. Berbagai keputusan dan kegiatan manajemen lainnya hanya efektif bila didasarkan atas informasi yang tepat.
3. Ruang lingkup. Perencanaan perlu memperhatikan prinsip-prinsip kelengkapan (comprenhensiveness), kepanduan ( unity) dan konsistensi.
4. Efektivitas biaya. Efektivitas biaya perencanaan dalam hal ini adalah menyangkut waktu, usaha dan aliran emosional. 
5. Akuntabilitas. Ada dua aspek akuntabilitas perencanaan yaitu tanggung jawab atas pelaksanaan perencanaan dan tanggung jawab atas implementasi rencana. Suatu rencana harus mencakup keduanya.
6. Ketepatan waktu. Para perencana harus membuat berbagai perencanaan. Berbagai perubahan yang terjadi sangat cepat akan dapat menyebabkan rencana tidak tepat atau sesuai untuk berbagai perbedaan waktu.

HAMBATAN-HAMBATAN PERENCANAAN EFEKTIF

Ada dua jenis hambatan pengembangan rencana-rencana efektif:

1. Penolakan internal para perencana terhadap penetapan tujuan dan pembuatan rencana untuk mencapainya. Dengan kata lain, hambatan ini bersumber pada ketiidaksediaan dan ketidakmampuan individu-individu perencana untuk melakukan kegiatan-kegiatan perencanaan.

2. Keengganan umum para anggota organisasi untuk menerima perencanaan dan rencana-rencana karena perubahan-perubahan yang ditimbulkannya. 

Kedua jenis hambatan perencanaan efektif ini akan dibahas sebagai berikut:

• Hambatan pembuatan rencana efektif. Karena penetapan tujuan merupakan langkah esensi pertama dalam perencanaan, para manajer yang tidak dapat menetapkan tujuan yang cukup berarti akan tidak mampu membuat rencana-rencana efektif. Ada sejumlah alasan mengapa banyak manajer ragu-ragu atau gagal menetapkan tujuan dan membuat rencana bagi organisasi atau kelompok/satuan kerja mereka, yaitu:

1. Kurang pengetahuan tentang organisasi. Para manajer tidak dapat menetapkan tujuan-tujuan yang berarti bagi satuan-satuan kerja mereka tanpa mempunyai pengetahuan tentang pekerjaan satuan kerja dan organisasi secara keseluruhan.

2. Kurang pengetahuan tentang lingkungan. Para manajer sering kurang memahami lingkungan eksternal organisasi, seperti pesaing, penyedia, lembaga-lembaga pemerintah, langganan dan sebagainya, sehingga menjadi bingung tentang arah yang diambil dan enggan menetapkan tujuan yang pasti.

3. Ketidakmampuan melakukan peramalan secara efektif. Rencana-rencana dibuat tidak hanya didasarkan “pengalaman masa lalu” tetapi juga peramalan kondisi-kondisi di masa yang akan dating.

4. Kesulitan perencanaan operasi-operasi yang tidak berulang.

5. Biaya. Perencanaan memerlukan banyak biaya penggunaan sumber-sumber daya keuangan, phisik dan manusia.

6. Takut gagal. Para manajer sering memandang kegagalan sebagai ancaman terhadap keamanan jabatannya, penghargaan dan respek orang lain terhadapnya. Hal ini membuat manajer enggan mengambil risiko dan menetapkan tujuan tertentu.

7. Kurang percaya diri. Bila manajer kurang percaya diri mereka akan ragu-ragu menetapkan tujuan yang menantang.  Manajer harus merasa bahwa mereka dan kelompok kerjanya atau organisasi mempunyai kemampuan untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut.

8. Ketidaksediaan untuk menyingkirkan tujuan-tujuan alternatif. Para manajer sering sulit untuk menerima kenyataan bahwa mereka tidak dapat mencapai semua hal yang penting baginya.  Sebagai hasilnya, mereka mungkin menjadi enggan untuk membuat perusahaan terikat pada satu tujuan karena terlalu “menyakitkan” untuk menyingkirkan berbagai alternatif lainnya.

• Penolakan terhadap perubahan. Hambatan-hambatan yang telah dibahas di atas meliputi keterbatasan-keterbatasan dalam diri para perencana. Penolakan terhadap perubahan, di lain pihak, terjadi di antara para anggota organisasi, baik para manajer maupun karyawan operasional yang harus melaksanakan kegiatan-kegiatan yang telah direncanakan. 

• Berbagai cara mengatasi hambatan-hambatan. Manajer-manajer dapat mengatasi hambatan-hambatan perencanaan melalui penciptaan sistem organisasi yang memudahkan penetapan tujuan dan perencanaan, baik yang dilakukan manajer puncak maupun manajer tingkat bawah dan para karyawan bukan manajerial. Hambatan dalam diri para perencana dapat diatasi dengan memberikan berbagai bentuk bantuan secara individual. Sedangkan untuk mengurangi atau menghilangkan penolakan terhadap suatu rencana, dapat dilakukan dengan sejumlah cara. 

PERALATAN DAN TEKNIK PERENCANAAN

Beberapa teknik dalam  perencanaan antara lain:

a) Pengamatan Lingkungan

Yaitu pengamatan sejumlah informasi untuk memprediksi munculnya kecenderungan dan membuat rencana.

b) Peramalan

Yaitu memprediksi hasil berdasarkan informasi yang diperoleh dari pengamatan yang kemudian digunakan untuk menyusun scenario.

c) Patok duga

Yaitu pencarian praktek-praktek terbaik diantara pesaing atau bukan pesaing yang mengarah pada kinerja mereka yang superior.

Peralatan Perencanaan :

Anggaran merupakan alat perencanaan yang penting dalam setiap usaha tanpa memperhitungkan ukurannya.

Jenis-jenis anggaran antara lain yaitu  :

a) Anggaran Pendapatan

Adalah suatu anggaran yang memproyeksikan penjualan yang akan datang.

b) Anggaran Pengeluaran

Adalah suatu anggaran yang mendaftar kegiatan-kegiatan utama yang dilakukan oleh sebuah unit dan mengalokasikan sejumlah nilai uang bagi masing-masing kegiatan.

c) Anggaran Laba

Adalah suatu anggaran yang digunakan oleh unit suatu organisasi yang terpisah, yang menggabungkan antara anggaran pendapatan dan anggaran pengeluaran untuk menentukan kontribusi laba unit tersebut.

d) Anggaran Kas

Adalah suatu anggaran yang meramalkan seberapa banyak uang tunai yang akan dimilki oleh organisasi tersebut, dan seberapa banyak yang akan dibutuhkan untuk biaya-biaya.

e) Anggaran Pembelanjaan Modal

Adalah suatu anggaran yang memperkirakan investasi dalam property bangunan dan peralatan besar.

Anggaran Variabel dan Anggaran Tetap

- Anggaran Variabel 

Adalah suatu anggaran yang memperhitungkan biaya yang berbeda dengan volume.

- Anggaran Tetap

Adalah suatu anggaran menagnsumsikan tingkat penjualan atau tingkat produksi yang tetap.

Sumber: berbagai sumber